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Anatomia del tuo sito web

Quanto tempo hai speso per progettare i tuoi depliant?

Hai dedicato la stessa attenzione al tuo sito web?

Oggi ti spiegherò come analizzare il tuo sito web, in modo semplice e veloce, per capire cosa c’è che non va e come migliorarlo, anche se non hai alcuna competenza informatica.

Spesso, purtroppo, la realizzazione del sito web degli hotel viene interamente delegata al webmaster di turno, a cui non vengono date direttive precise, se non fare “un bel sito da non spenderci troppo”, ma lui di hotel e turismo potrebbe non capirne nulla e fare solamente un sito bello ma inutilizzabile al tuo scopo, cioè convertire i visitatori in clienti.

Questo accade perché il titolare non ha nozioni informatiche e quindi si sente in dovere di non preoccuparsene più di tanto, perché il suo lavoro è prendere prenotazioni (e può anche essere giusto), si limita quindi a rimediare qualche foto, il listino prezzi e per i testi “prendili da un altro sito”.

Ma andiamo con ordine.

Il fattore più importante: le foto

Non è assolutamente facile farle, conviene affidarsi ad un professionista (guai a te se usi il cellulare), le puoi far fare ad un amico/parente solo se ha una reflex e le sa post-produrre, altrimenti spendere 500/1.000 € in un servizio fotografico è assolutamente la scelta migliore, avrai un ritorno d’immagine e di investimento ben maggiore.

Aspetta una bella giornata di sole, valuta se fare le foto la mattina o il pomeriggio a seconda dell’inclinazione della luce, e non dimenticarti di far comparire anche delle persone, l’effetto sarà completamente diverso rispetto ad un bureau o una piscina vuoti.

Provare per credere!

Spero che la tua attenzione non si sia concentrata troppo sulla photoshoppata di scarsissima qualità che ho fatto, ma sulla resa ben diversa che hanno il prima e il dopo.

Se il tuo hotel non ha molto da offrire, non ti preoccupare, usa foto della tua città, di un parco giochi, del mare/lago/montagna o di qualsiasi altro motivo che possa spingere un cliente a venire da te, perchè non stai vendendo camere, stai vendendo un’esperienza.

Un cliente non viene da te per stare in camera, ma per sciare, andare al mare, fare un’escursione, andare ad un evento o ad un parco divertimenti, punta tutto su questi fattori se la tua struttura non ha molto da offrire.

Paradossalmente colpisce molto di più un sito che ha la foto di un tramonto in spiaggia o dell’alba sul Monte Bianco, che non quelle di un grand hotel con piscina e idromassaggio in camera, perchè se vado in montagna o al mare, sarà più il tempo che passerò a sciare o in spiaggia che non in camera.

Il secondo fattore: la velocità

Già, puoi avere il sito più bello del mondo con delle foto spettacolari, ma se ci mette più di 5 secondi a caricare (in rete i secondi equivalgono alle ore), la maggior parte degli utenti fuggirà.

Non voglio andare troppo nel tecnico, che non è lo scopo del mio blog, ti consiglio semplicemente uno strumento da utilizzare per capire cosa migliorare all’interno del tuo sito, sarà poi il tuo webmaster a prendersi il “cicchetto” e a rimediare.

Come sempre ti viene in aiuto Google, questa volta con il suo servizio PageSpeed Insights, dove basta inserire l’indirizzo del tuo sito e Google lo analizzerà, dandoti un voto e segnalandoti cosa è fatto bene e cosa no.

A dire il vero, è una cosa che dovrebbe verificare chi ti ha fatto il sito prima ancora di metterlo online, ma si sa, non tutti fanno le cose per bene, e come albergatore dovresti essere abbastanza abituato a dire agli altri come fare il proprio lavoro, dico bene? 😀

Ok, adesso hai un sito veloce e delle foto che parlano da sole, cos’altro aggiungere?

L’arte del copywriting: scrivere per vendere

Ovviamente anche i testi hanno la loro importanza, ma non bisogna dilungarsi troppo, perchè “la gente non legge”, quindi utilizza gli elenchi puntati quando parli dei tuoi servizi, lascia solamente qualche paragrafo che descriva l’esperienza che vivrà il cliente quando soggiornerà da te, non soffermarti in modo prolisso a tessere le lodi del tuo hotel.

Devi trasmettere delle emozioni a chi legge, e anche in questo caso non sarebbe male affidarsi ad uno specialista di copywriting, alleggerirai il tuo webmaster di un lavoro non di sua competenza, facendolo fare a chi per mestiere scrive per vendere, non credo sia necessario sottolinearne i vantaggi.

Un esempio?

Che dici, compreresti degli stivali di seconda mano o retro chic?

La differenza tra questi due annunci si fa molto più sentire tra un sito semplicemente descrittivo e uno orientato alla vendita, ti lascio indovinare quale dei due ti possa far raddoppiare il tuo fatturato!

Design responsive: scontato ma non troppo

Ormai lo danno tutti per scontato, ma non è sempre così, è bene che ti assicuri che il tuo sito sia responsive.

Sicuramente avrai già sentito questo termine ma se di ben preciso non sai cosa significa, te lo spiego subito.

Innanzitutto responsive significa dinamico, ciò vuol dire che il sito si adatta alla dimensione della finestra in cui viene visualizzato.

Erroneamente viene associato alla versione per cellulari, ma in realtà lo scopo del design responsivo è essere fruibile su qualsiasi dispositivo a qualsiasi risoluzione.

Anni fa venivano fatte due versioni del sito, una desktop per i computer e una mobile per i cellulari/tablet, ma in questo modo si dovevano fare due siti separati, quindi il doppio della spesa, e ogni modifica andava fatta due volte, quindi il doppio del lavoro, assicurati che non sia ancora questo il tuo caso!

Per vedere se il tuo sito è responsive, basta aprirlo da computer e iniziare a ridimensionare la finestra, se rimane sempre leggibile, non ti devi preoccupare di niente, se invece le scritte e le immagini vengono tagliate, allora hai un problema.

Se preferisci fare un test più approfondito, indovina un po’ chi lo fa?

Esatto, Google.

Puoi eseguire il Test di compatibilità con dispositivi mobili e scoprire quanto è mobile friendly il tuo sito.

Convertire: da utente a cliente

La permanenza sul sito di un hotel è molto bassa, in media vengono visitate 2-3 pagine, il cui tempo di visualizzazione è inferiore al minuto, quindi mediamente un utente rimane sul tuo sito circa 2 minuti.

Alla luce di questo, mi sembra doveroso sottolineare la necessità di non fargli perdere tempo a districarsi tra mille menù e sottosezioni, limitati ad un menù semplice con le voci: camere – prezzi – offerte/prenota subito – dove siamo – contatti, al massimo un’altra pagina dedicata alle informazioni sul territorio o ai punti di interesse della tua zona.

La pagina dei prezzi è la più visitata, tienine conto quando decidi come progettarla, e soprattutto evita di mettere il listino in favore del widget “Prenota ora“, ovvero quell’immagine o componente grafico che rimanda alla prenotazione online sul tuo booking engine, perchè ce l’hai vero il booking engine?

Se non ce l’hai, aspetta il mio prossimo articolo in cui ne parlerò.

Questo widget deve essere presente nella homepage e in tutte le altre pagine del sito, in modo che non appena hai convinto l’utente a prenotare, con le tue foto mozzafiato e i testi di un maestro del copywriting, gli basterà un click per confermare, altrimenti rischierai di perdere l’attimo e farlo vagare per il tuo sito finchè non perde la pazienza e se ne va.

Hai mai pensato a quante prenotazioni puoi aver perso in questo modo?

Lo stesso discorso vale per il modulo di richiesta informazioni, deve essere presente in tutte le pagine, perchè ci deve sempre essere un modo immediato per poterti contattare e/o prenotare, non basta il link alla mail in cima o in fondo alle pagine, perchè non tutti hanno un client di posta installato sul proprio cellulare/tablet.

Ti consiglio inoltre di non richiedere troppe informazioni, l’ideale è solo l’email e il messaggio, al massimo puoi aggiungere il nome, ma sappi che ogni campo in più, disincentiva esponenzialmente le persone a compilarlo.

Assolutamente vietati i captcha, ovvero quei sistemi di sicurezza che ti obbligano a riscrivere le parole di un’immagine confusa. Servono per verificare che tu sia un essere umano e non un bot, ovvero quegli automatismi che ti bombardano di finte richieste, ma a fronte di qualche mail di spam, è sempre meglio agevolare gli utenti umani.

Quante volte ti è capitato di perdere la pazienza con uno di questi affari?

Giusto un po’ di SEO

Apro una piccola parentesi sulla SEO, acronimo inglese di Search Engine Optimization, ovvero ottimizzazione per i motori di ricerca, piccola parentesi perchè il discorso è molto ampio e tecnico, soprattutto non di tua responsabilità.

Tra le cose che puoi fare, è avere una sezione in cui parli approfonditamente del tuo territorio e dei luoghi di interesse vicino a te, a differenza di tutto il resto del sito, qui puoi dilungarti quanto vuoi, per 3 motivi:

  1. Chi legge ha veramente interesse nel sapere tutto quello che c’è da vedere
  2. Più scrivi, più dai l’idea di conoscere il tuo territorio e quindi infondi fiducia e autorità
  3. Hai più possibilità di intercettare le visite di chi cerca informazioni sulla tua zona

Se te la senti, puoi anche scrivere un blog.

Attento però, scrivere non è per niente facile, servono diverse conoscenze e soprattutto costanza, perchè come in tutto, inziare una cosa e lasciarla a metà è molto peggio che non iniziarla affatto.

Avere un blog rafforza ulteriormente i 3 concetti che ho appena citato ed è il miglior strumento per fare SEO, perchè aggiungeresti sempre nuovi contenuti al tuo sito (Google ne è felicissimo), aumentandone il valore e scalando le posizioni nella SERP, acronimo di Search Engine Result Page, ovvero pagina dei risultati del motore di ricerca.

Se analizzi la SERP di una ricerca di hotel, noterai che i primi 4 annunci hanno la scritta  Ann.  di fianco, significa che sono annunci a pagamento, sono i pay per click di Google AdWords, continuando subito sotto, vedrai la piantina con altri 3 risultati di hotel.

Ciò significa che prima di arrivare ai risultati organici della ricerca (quelli non a pagamento basati sulla SEO), l’utente deve fare parecchia strada, e quasi sempre si ferma prima o al massimo arriva al terzo risultato.

Dato che il posizionamento nella ricerca organica tramite SEO è un processo lungo e faticoso, valuta bene quanto vuoi spenderci (sia in soldi che in tempo) e magari investi in pay per click di AdWords per avere dei risultati immediati e ad inizio pagina.

Quindi, ricapitolo i punti per avere un sito perfetto:

  • Foto
  • Velocità
  • Copywriting
  • Design responsive
  • Conversione
  • SEO

Eh, ma quanto mi costa tutta questa roba?

Tanto.

Ma quanto vale?

Molto di più.

Se fai realizzare ogni aspetto che ti ho spiegato da uno specialista del rispettivo settore (fotografo, copywriter, grafico, webmaster, seo specialist) puoi arrivare a spendere anche 5.000 €, ma avrai la certezza matematica che un sito fatto a regola d’arte ti restuirà 5.000 € di prenotazioni in molto meno tempo di quello che immagini.

Che aspetti allora, corri a controllare il tuo!

Se vuoi, io sono qua a disposizione per analizzarlo e darti le indicazioni giuste.

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Come funziona il wifi?

I tuoi clienti si lamentano del wifi e tu non sai cosa fare?

Non ti preoccupare, è molto più semplice di quel che pensi!

Scommetto che il tuo peggior incubo, o almeno uno della top five, è quello dei clienti che si presentano al bureau con il cellulare/tablet/computer lamentandosi che internet è lento o che non si riescono a connettere al wifi.

La maggior parte delle volte è solo un problema di password, quasi sempre non vengono rispettate le maiuscole, quindi il mio primissimo consiglio è quello di usarne una tutta minuscola con qualche numero alla fine, giusto per rispettare un minimo di criteri di sicurezza.

Te lo dico per esperienza personale, perchè qualche anno fa, quando anch’io ho deciso di dare il wifi ai miei clienti, ho avuto l’ingenuità di impostare una password di livello di sicurezza medio/alto: “E$tate2011!“.

Ho usato il simbolo del dollaro al posto della “s” ed il punto esclamativo alla fine per avere due caratteri speciali che rafforzassero la password, ma dopo le mille difficoltà e domande, tra cui: “Ma il simbolo del dollaro va maiuscolo o minuscolo?” mi sono arreso e l’ho cambiata con “estate2011“, in barba ad ogni minimo standard di sicurezza, il mio tempo vale di più!

Quindi per un quieto vivere e per risparmiare lamentele e interventi tecnici sui dispositivi dei clienti, assicurati di avere una password facile da digitare e da ricordare.

Modificarla è molto semplice, bisogna però sapere indirizzo ip, utente e password dell’access point o del router.

Tranquillo, adesso ti spiego tutto.

Innanzitutto l’ip (internet protocol)  è un numero che identifica ogni periferica collegata in rete, è formato da 4 blocchi di numeri e, salvo configurazioni particolari, si presenta come 192.168.1.xxx, dove soltanto l’ultimo blocco di numeri cambia e aumenta ogni volta che viene associato ad un nuovo dispositivo.

L’ip viene assegnato a tutti i dispositivi non appena si connettono, come quando fai la fila alle poste e sei identificato dal numero che prendi appena entri.

Normalmente i router hanno preimpostato l’ip 192.168.1.1 oppure 192.168.1.254, prova a digitarli nella barra degli indirizzi del tuo browser (Chrome, Firefox, Internet Explorer, ecc…) e da invio, se non compare nulla, vuol dire che l’ip è sbagliato, incrocia le dita e guarda sotto al router nella speranza che ci sia un adesivo con scritto qual è l’indirizzo corretto.

Una volta raggiunto da browser il modem, ti verranno chiesti utente e password, se non li sai e non ci sono scritti sotto al router, puoi provare queste combinazioni più diffuse:

Utente: Admin – admin – Administrator – Admin

Password: Admin – admin – nomeoperatoretelefonico – oppure lascia il campo vuoto.

Se ancora non riesci ad entrare, cerca su Google il modello esatto del tuo router e sicuramente troverai qualche forum che ne parla.

Una volta entrato nella pagina di configurazione, basta che cerchi i parametri Wifi e nel campo password inserisci quella che preferisci, se vuoi puoi cambiare anche il nome della rete, ovvero il nome che vedi quando ti colleghi con il cellulare, basta che cerchi il campo SSID (service set identifier), normalmente è appena sopra la password.

La stessa procedura vale anche per gli access point.

Superato il primo scoglio della password, a volte potresti avere veramente problemi di rete, ma per scoprirlo è necessario spiegarti come funziona una rete, e vedrai che dopo ti sarà tutto molto più chiaro.

Quando spiego mi piace sempre fare esempi concreti per rendere meglio l’idea, ecco, immagina la rete dei tuoi computer come le tubature dell’acqua di casa, i rubinetti sono i cavi di rete collegati ai computer e gli irrigatori sono gli access point.

Ora, se in una camera il segnale del wifi è debole o assente, è come se il getto dell’irrigatore non arrivasse fin lì, per risolvere hai 3 soluzioni:

  1. Sposti l’access point per raggiungere meglio ogni punto.
  2. Metti uno access point più potente.
  3. Aggiungi un altro access point.

Faccio un passo indietro, cos’è un access point?

Un access point è un dispositivo che rende wireless il segnale internet che arriva tramite cavo, come appunto un irrigatore che riceve l’acqua tramite il tubo e la irradia sul prato.

Dato che il loro prezzo è veramente esiguo, parliamo di 35/45 €, ti consiglio di metterne almeno due o tre ad ogni piano, per ridurre al minimo le lamentele dei clienti. Ti sconsiglio invece di mettere i range extender, che altro non sono che ripetitori di segnale wifi, ovvero dei dispositivi che prendono il segnale wireless dell’access point e lo ritrasmettono, ma così facendo se il segnale che arriva è già debole o per qualche problema non arriva proprio, a catena non arriverà da nessun’altra parte.

Quindi nel limite del possibile, fa sempre arrivare un cavo di rete ad ogni access point e ti assicuro che ridurrai al minimo problemi e malfunzionamenti.

Su Amazon puoi tranquillamente trovare degli ottimi TP-Link, che io stesso uso e che non mi hanno mai dato problemi.  Il TL-WA801 ha 2 antenne e il TL-WA901 ne ha 3, quindi il segnale è più potente.
L’installazione è molto semplice, basta collegare l’alimentazione, il cavo di rete ed il gioco è fatto.

Diffida da progettisti che ti propongono degli access point da centinaia di euro, non servono ai tuoi clienti che devono pubblicare le foto su Instagram o guardare un video su Facebook.

Di tutti gli alberghi che ho girato, veramente in pochi avevano una wifi perfettamente funzionante e performante che non mi facesse imprecare.

Qualche anno fa sono stato all’Hotel Lungolago di Lecco, che cito volentieri, in cui sono riuscito a guardare tranquillamente la partita del Milan sul mio tablet in camera, cosa che se non fossi riuscito a fare, avrei dovuto cercare un ristorante con Sky e assicurarmi di essere lì in orario, cosa praticamente impossibile quando si viaggia con la fidanzata, e pianificare la serata in funzione di questo, anzichè godermi la partita in camera ed uscire tranquillamente dopo.

Sicuramente questa esperienza mi fa ricordare con piacere quell’hotel e se tornerò a Lecco, soggiornerò sicuramente lì, ovviamente non solo per il wi-fi, ma di sicuro è un elemento che fa pendere l’ago della bilancia.

Se parliamo di estero invece, il top in assoluto l’ho trovato all’hotel La Quinta Inn di San Josè, nel cuore della Silicon Valley (e dove sennò?), dove ho soggiornato l’anno scorso mentre giravo la California.

Lì ovviamente non si possono permettere alcun tipo di problema di connessione, e per ovviare a ciò hanno messo un access point ogni 3-4 camere.

Ma torniamo a noi.

Adesso che il segnale arriva ovunque e anche un babbuino riuscirebbe ad inserire la password, è arrivato il momento di testare la tua effettiva velocità di connessione, ovvero quanta acqua arriva al tubo principale.

Farlo è molto semplice, basta che vai su un computer collegato direttamente al router tramite cavo, assicurati di non stare scaricando niente e che nessun altro sia collegato (a costo di staccare tutti i cavi tranne il tuo), poi va sul sito www.fast.com, qui vedrai una serie di numeri aumentare fino a fermarsi, il numero che vedrai alla fine sarà la tua velocità massima in Mbps (Megabit per secondo).

Esistono diversi tipi di connessione: adsl a 7Mbps e 20Mbps, fibra a 30/50/100/200Mbps, ma questi numeri non li vedrai mai nel test perchè c’è sempre un minimo di dispersione del segnale (normalmente un’adsl a 7 segna 5, una a 20 segna 15).

Una volta che hai ottenuto questo valore, prova a fare la stessa cosa in wireless nel punto più remoto dell’hotel, in questo modo vedrai quanta dispersione di segnale c’è nella tua rete interna.

In caso di differenze maggiori di 5Mbps, è il caso di far controllare le prese a muro e i cavi, a me è successo di avere addirittura la velocità a 1Mbps, e semplicemente cambiando la presa a muro del telefono ho iniziato a viaggiare a 5Mbps.

La velocità minima per fa navigare i tuoi clienti senza farli sbuffare è di almeno 5 mega, ma dipende sempre da quant’è la tua capienza massima, ovviamente più clienti hai, più veloce deve essere la tua connessione (più irrigatori hai, più acqua deve arrivare), ma in nessun caso ti puoi permettere di scendere sotto questo valore.

Proprio in questo periodo in Italia stanno potenziando la connessione in fibra ottica, se la tua città e il tuo viale sono raggiunti, ti consiglio assolutamente di farla, i benefici che ne riceverai vanno assolutamente oltre la differenza (minima) di prezzo.

Per esperienza personale ti suggerirei di scegliere Telecom, altrimenti in caso di problemi le altre compagnie telefoniche li scaricheranno su di lei, prolungando i tempi di disservizio, come è appena successo a me con Fastweb che mi ha isolato la linea per ben 9 giorni… Immaginati la felicità dei miei clienti!

Un altro consiglio che ti do, è quello di avere due connessioni internet separate, una dedicata ai clienti e un’altra ad uso esclusivo di reception ed uffici, in modo che se un cliente sta guardando una partita sul tablet e un’altro sta scaricando un film sul computer, riuscirai ugualmente a scaricare la posta ed usare il channel manager sulla tua linea.

Bene, adesso che ti ho spiegato come funziona il wifi, ti dico i controlli da fare in caso di malfunzionamenti.

Tutto ha sempre inizio con qualcuno che esclama:

Non va internet!

L’affermazione è piuttosto generica, ma i controlli da fare sono molto semplici.

Esegui il test di www.fast.com da un computer collegato direttamente al router. Se non funziona ci potrebbero essere veramente dei problemi di linea, controlla se ci sono luci rosse sul modem, in caso spegnilo e riaccendilo dopo 30 secondi, attendi 2 minuti che riparta e ripeti il test, se ancora non da segni di vita, chiama pure il tuo operatore telefonico.

Se invece funziona, vuol dire che internet c’è, il problema è da qualche altra parte.

Verifica dov’è collegata la periferica che non ha internet, se è collegata in wireless, spegni e riaccendi l’access point a cui è collegata, se è collegata tramite cavo, assicurati che entrambe le estremità siano ben connesse a computer e presa a muro.

Per continuare l’analogia col sistema idrico, se un irrigatore non va, devi prima controllare se l’acqua è aperta (test su www.fast.com), poi verificare che il tubo sia attaccato (cavo di rete scollegato o access point in errore).

Facile no?

Almeno in questo modo evitarai chiamate d’urgenza al tuo tecnico che ti chiederà 80 € solo per riavviare il router.

Ricordati sempre di fare una “mappa” della tua connessione di rete, con gli ip e password degli access point e router, stampala e attaccala al modem, così in caso di necessità, non perderai o farai perdere tempo al tecnico di turno per indovinare la password di ogni periferica.

Questo è l’esempio di una configurazione ideale:

L’elemento che vedi nell’immagine e ti suona nuovo è lo switch, è semplicemente una presa multipla di rete, praticamente come una ciabatta, che non richiede alcuna configurazione, basta collegare i cavi di rete.

Ti può essere sicuramente utile se ad esempio in reception hai una presa di rete ma hai due computer e una stampante. In questo caso basta che colleghi tutti i cavi di rete allo switch e colleghi lo switch alla presa a muro con un altro cavo di rete.

Il costo degli switch è ancora più irrisorio di quello degli access point, con 20 € ne puoi prenderne uno della TP Link su Amazon (no, non mi pagano quelli della TP Link, sono semplicemente quelli più efficienti e a buon mercato che io stesso utilizzo 🙂 ).

Bene, direi che con questo ho terminato, spero che adesso ti sia più chiaro come funziona il wifi e tutte le diavolerie moderne ad esso collegato, ma se hai dei dubbi non esitare a commentare qui sotto o a contattarmi.

A presto!

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Desktop remoto o cloud?

Preferisci la sicurezza o il risparmio?

Ecco come semplificarti la scelta…

Sicuramente avrai sentito parlare di desktop remoto e cloud, soprattutto di quest’ultimo, ma non hai ben chiaro di cosa si tratti e non hai idea di quello che sia meglio per il tuo hotel?

Non ti preoccupare, adesso ti spiego tutto.

Il desktop remoto è un programma che ti permette di collegarti su un computer proprio come se lo stessi usando lì davanti. Questo però significa che se qualcun altro lo sta utilizzando in quel momento, la sua sessione verrà bloccata in favore della tua, e lui si ritroverà davanti la schermata di login di Windows.

Logica diversa dai vari programmi di teleassistenza (come Teamviewer o Ammyy) che ti permettono invece di usare il computer mentre l’altra persona può guardare ed intervenire.

Per poter avere più sessioni di lavoro contemporanee, è necessario avere Windows server, ma lo approfondirò più sotto.

Il famoso cloud invece, non è altro che uno spazio web riservato, in cui puoi tenere tutti i tuoi file e a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo abbia una connessione internet.

Esempi di app in cloud famose sono DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive e ovviamente l’Apple iCloud.

L’unione di desktop remoto e cloud, ti permette di collegarti su di un computer che fisicamente non hai, ma che è in gestione a delle webfarm (letteralmente “fattoria di server“).

Bene, adesso che ti ho fatto confusione con tutti questi termini, ti spiego meglio di cosa sto parlando.

Innanzitutto la prima cosa da capire è l’importanza di questo sistema.

Prendiamo ad ipotesi una configurazione standard : due computer in reception, uno nel back office ed uno al bar/ristorante. In questo caso dovresti avere 4 computer “buonini” per evitare rallentamenti e attese alla reception/telefono quando ti viene chiesto un conto o un preventivo, e dovresti far installare e configurare Windows con tutti i relativi programmi su di ognuno.

Se invece optassi per le gestione in desktop remoto, potresti utilizzare 4 computer degli anni 90, perchè non avrebbero importanza le loro caratteristiche tecniche, in quanto i pc servirebbero solo per collegarsi ad un computer centrale (server) e di conseguenza in locale non dovrebbero fare alcuna elaborazione.

Immaginali come una sorta prolunga di monitor, mouse e tastiera attaccati al computer principale.

Potresti anche usare dei computer con Linux, che essendo un sistema operativo gratuito, ti evita l’acquisto delle licenze di Windows: lo scarichi dal sito e lo installi, stop.

Essendo un software libero, ci sono diverse versioni di Linux, se non hai la minima idea di quali siano e quale possa fare al caso tuo, da questa pagina in base a 4 domande, ti verrà consigliata quella più adatta a te, con il relativo link al download: https://www.linux.it/distro/.

Io ad esempio uso Ubuntu (la più conosciuta tra le tante versioni di Linux) e mi collego al mio computer principale con Remmina, che è la versione per Linux del desktop remoto.

Per dovere di cronaca, preciso che io nel mio piccolo lo faccio solamente per una questione di sicurezza:
ho comprato on-line il portatile che costava meno (se lo scegli con FreeDOS, ovvero senza Windows, risparmi ancora di più), ci ho installato Linux Ubuntu e lo uso solamente per collegarmi al mio portatile “vero”, che è al sicuro e non lasciato esposto in reception.

Così se qualche malintenzionato me lo dovesse rubare, si ritroverebbe con un portatile che a malapena si accende, senza alcun programma o file personale all’interno.

Scommetto che ora starai pensando: Sì, ok, ma dov’è la fregatura?

La “fregatura”, anche se non è proprio il termine adatto, è la necessità di dover acquistare un computer molto performante con Windows Server installato, che tra acquisto e configurazione ti costerebbe di circa 2.500/3.000 €.

Le versioni di Windows Server non vanno di pari passo con quelle “normali” di windows, le ultime sono Windows Server 2008 e Windows Server 2012, e a breve (proprio questa estate) uscirà anche Windows Server 2016.

Windows Server permette attraverso le CAL (Client Access License) la connessione contemporanea di più utenti sullo stesso computer, ognuna costa circa 35 €, ovvero 1/3 di una licenza Windows completa, quindi più computer hai, più risparmierai in licenze, permettendoti così di affrontare l’acquisto di un computer server.

Ma è bene sottolineare anche gli aspetti di sicurezza e manutenzione.

Sicurezza perchè, come ho detto poco fa, non avendo nulla in locale, se malauguratamente i computer di reception, uffici o bar venissero rubati o danneggiati, non perderesti alcun dato.

Manutenzione perchè essendo tutto centralizzato sul server, tutte le installazioni e configurazioni di programmi andrebbero fatte una sola volta, e inoltre se un computer dovesse rompersi o avere dei problemi, basterebbe collegarne un altro, accedere al server con lo stesso utente, et voilà, tutto come prima, non sarà necessario riconfigurare nulla!

Bello vero?

Purtroppo mi capita spesso di essere contattato da miei clienti perchè hanno un computer fuori uso, e non sanno come fare con i programmi gestioniali di hotel, controllo accessi, tv interattiva, centralino, irrigazione e quant’altro ci fosse installato sopra, il tutto ovviamente di sabato o domenica.

Questo scenario si può evitare con una gestione centralizzata, o meglio, si ridurrebbero al minimo i rischi, dato che anche i server sono dei computer e si possono rompere, ma ciò capita veramente di rado e con un sistema di mirroring (una copia continua di tutto il contenuto del server su un altro computer o hard disk) e un gruppo di continuità, puoi stare tranquillo che solamente un incendio potrebbe scalfirlo 😛

Ammetto però che l’acquisto, la configurazione e la manutenzione di un server performante potrebbero non essere sempre la soluzione economicamente più adatta, dipende sempre dalla grandezza della tua attività.

Ma c’è un’alternativa: il cloud server.

E quindi: cos’è il cloud server?

Adesso che ti ho spiegato cos’è un server, cos’è il desktop remoto e il cloud, riesci ad unire i puntini?

Tranquillo, ti aiuto io.

Il cloud server è sempre un computer, ma anzichè comprarlo e tenerlo in ufficio, lo affitti presso le aziende che offrono questo servizio (webfarm).

Praticamente ti ci connetti sempre in desktop remoto, ma anzichè farlo in locale sul tuo server, ti colleghi tramite internet su uno dei server della webfarm, che a fronte di un canone mensile si occuperà dell’installazione e manutenzione del computer a te dedicato, evitandoti quindi l’esborso iniziale per il suo acquisto e la preoccupazione di malfunzionamenti o furti.

Un’ottimo servizio lo fornisce Hotel Cloud, che a partire da circa 100 € al mese offre l’utilizzo di un server in cloud, con assistenza 7/7 e backup, così da non doverti preoccupare più di nulla.

Addio computer che si surriscaldano, alimentatori bruciati e hard disk rotti!

E a sto giro qual è la fregatura?

Questa volta il lato negativo è la connessione internet, perchè dovendola utilizzare per collegarti, se non ne hai una veloce e stabile, avrai più problemi che benefici, quindi lascia perdere da subito questa soluzione.

Purtroppo dal punto di vista della connessionte internet, in Italia siamo ancora nel terzo mondo, se vuoi intraprendere questa soluzione è bene che ti assicuri col tuo provider di avere una banda minima garantita, in modo che sotto una certa velocità non scenda mai, e di avere una connessione di backup in caso di assenza di linea.

Magari potresti pensare di avere un’adsl Telecom ad uso esclusivo tuo e degli uffici, e un’altra Fastweb (unico altro operatore telefonico che ha posato dei cavi di proprietà) da far usare ai clienti, così, oltre a non risentire dell’utilizzo della banda da parte loro, se una delle due linee ha un black out, puoi sempre usare l’altra di emergenza (sperando che almeno quella sia attiva).

Se vuoi approfondire l’argomento internet, leggi il mio articolo Come funziona il wifi?

Quindi in sostanza, più computer hai, più ne trarrai benefici, economici e gestionali, dall’utilizzo del desktop remoto.

Un altro vantaggio di cui non ho ancora parlato, è la possibilità di collegarsi da qualsiasi luogo: anche se sei a casa, al bar o in vacanza (perchè il vero albergatore è sempre operativo), puoi tranquillamente collegarti in desktop remoto dal tablet o smartphone e consultare la disponibilità delle tue camere sul tuo computer.

Comodo vero?

Ma ricapitoliamo i pro e i contro delle varie gestioni:

Configurazione standard senza desktop remoto

PRO

  • Gestione e manutenzione dei computer più facile.

CONTRO

  • Necessità che tutti i computer siano performanti;
  • Necessità di configurazione singola di ogni computer;
  • Acquisto licenza Windows per ogni computer;
  • Notevoli disagi in caso di malfunzionamenti/furti/reinstallazioni.

Consigliata a chi ha pochi computer, massimo 3-4.

Configurazione con desktop remoto in locale

PRO

  • Velocità e stabilità della connessione di rete, in quanto viene usata quella interna del tuo hotel;
  • Possibilità di usare vecchi computer con Linux, abbattendo costi di acquisto di nuovi computer e licenze di Windows;
  • Unica configurazione centralizzata nel server;
  • Possibilità di accedervi da qualsiasi dispositivo abbia una connessione internet;
  • Sicurezza dati più elevata perchè risiedono tutti sul server;
  • Nessun problema in caso di sostituzione dei computer.

CONTRO

  • Acquisto del server;
  • Necessaria configurazione e manutenzione da parte di un tecnico specializzato.

Consigliato a chi ha più di 4 computer e una connessione internet lenta o instabile.

Configurazione con desktop remoto in cloud

PRO

  • Tutti quelli del desktop remoto in locale;
  • Manutenzione delegata alla webfarm;
  • Canone affitto mensile molto meno impegnativo dell’acquisto di un server fisico.

CONTRO

  • Dipendenza dalla connessione internet.

Consigliato a chi ha più di 4 computer e una connessione internet veloce e affidabile.

Che ne dici allora? Tu che tipo di desktop remoto sei?

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Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?

Se la risposta è no, questo è l’articolo che fa per te.

Se invece la riposta è sì, ti consiglio di leggere ugualmente il mio articolo per essere sicuro di stare facendo tutto nel miglior modo.

Le lettere cartacee hanno ancora, in parte, la loro importanza, ma è ancor più importante gestire al meglio la corrispondenza tramite internet, per risparmiare tempo prezioso e massimizzare i risultati.

Tu lo stai facendo?

So che sei inondato di mail di pubblicità (SPAM) e di altrettante, spero, richieste informazioni, ed è necessario quindi ottimizzare le procedure di risposta ed invio preventivi, sia per far risparmiare tempo a te e ai tuoi collaboratori, sia per essere il primo a rispondere ai tuoi potenziali clienti ed avere un vantaggio sui tuoi competitor più lenti.

Oggi ti anticipo che sarò un po’ più tecnico del solito, ma non preoccuparti, sono procedure che sono sicuro riuscirai a fare, in caso contrario, scrivimi pure nei commenti.

Inizio facendo una piccola parentesi sul CRM, acronimo di Customer Relationship Manager, ovvero Gestione delle Relazioni con i Clienti.

Semplificando il concetto, è un sistema o software che in automatico manda le email ai tuoi clienti in base alle regole che decidi tu, che possono ad esempio essere:

  • mail di benvenuto una settimana prima dell’arrivo;
  • mail di arrivederci e richiesta recensione 3 giorni dopo la partenza;
  • mail di auguri per le festività o il compleanno;
  • newsletter in caso di offerte mirate, eventi o qualsiasi altra novità che possa interessare a quello specifico cliente.

Oltre a questo, il CRM ti permette di inviare preventivi multipli in un batter d’occhio, prima ancora di chiudere il telefono col cliente o prima che, chi te lo ha chiesto, continui a vagare su siti di altri hotel e ad inviare richieste informazioni come se piovesse.

Come avrai capito il CRM è LO strumento indispensabile per automatizzare gran parte della corrispondenza, non mi dilungo oltre perchè i servizi che lo fanno sono tanti, l’importante è che ne scegli uno integrato al tuo gestionale dell’hotel, in modo che i dati dei clienti e delle prenotazioni siano condivisi, e tu non debba fare il doppio lavoro per copiarli nel CRM esterno.

Bene, fatta questa parentesi, ti dovresti essere alleggerito di un bel po’ di lavoro, ma nel caso non ti volessi “tecnologizzare”, ti spiego meglio tutto il panorama della gestione email.

Come anticipato, questa volta per forza di cose sarò un po’ più tecnico, sono comunque procedure semplici alla portata di tutti, ma nel caso non fossi sufficientemente chiaro, sarò ben lieto di rispondere personalmente ai tuoi dubbi, lascia pure un commento in fondo alla pagina.

Inizio spiegandoti la differenza tra pop3 e imap.

Sono entrambi sistemi di gestione della posta, il pop3 veniva usato prevalentemente agli albori di internet, quando la posta veniva letta solo ed esclusivamente da un computer, dove veniva scaricata e di conseguenza cancellata dal mail server.

In questo modo però si hanno 2 grosse controindicazioni:

  • Le mail risiedono esclusivamente sul computer da cui si scaricano, quindi da nessun’altra postazione si possono leggere.
  • Se quel computer ha dei problemi, tutti i messaggi saranno persi per sempre.

L’imap al contrario, ti permette di leggere la posta da qualsiasi computer/smartphone/tablet ed averla sempre disponibile.

Quindi puoi consultare la tua mail info@tuohotel.it da tutti i computer di reception, backoffice o dal cellulare, vedendo subito se ad una richiesta è gà stata data una risposta.

Non credo sia necessario aggiungere altro per convincerti che l’imap sia la scelta giusta e obbligatoria, assicurati di averla anche tu, purtroppo non è sempre così scontato, e alcuni provider, come Aruba, la fanno pagare come supplemento…

Ok, adesso vediamo concretamente come gestirla.

Il miglior client di posta (programma di gestione email) è Windows Live Mail, l’erede del caro vecchio Outlook Express.

E’ gratuito, basta che scarichi l’installer Windows Essentials che trovi cliccando qui (è un piccolo file nominato wlsetup-web.exe), lo esegui, clicchi su Seleziona i programmi da installare e nella schermata successiva togli la spunta a tutti i programmi tranne ovviamente a Mail.

Una volta terminato il download successivo, il programma verrà installato automaticamente.

Per la configurazione ti invito invece a rivolgerti a chi ti segue già per i computer.

L’alternativa a pagamento di Live Mail è Outlook, compreso nella suite di programmi di Microsoft Office, ma te lo sconsiglio, perchè oltre ad essere a pagamento, il prezzo per le piccole imprese va dai 279 € ai 539 €, ha delle funzioni in più che a te non servono e quelle invece che ti servono sono più macchinose da usare.

L’alternativa gratuita è invece Thunderbird, creato dagli sviluppatori di Mozilla, quelli di Firefox per capirci.

Puoi effettuare il download sul sito ufficiale www.mozilla.org/it/thunderbird.

In questo caso ti verrà scaricato subito l’intero programma, potrai tranquillamente eseguire il setup non appena finito il download, senza il rischio di installare altri software.

Per la configurazione vale lo stesso discorso, puoi farti seguire dal tuo tecnico di fiducia.

Thunderbird ha purtroppo la pecca di non gestire le firme multiple, ti spiegherò più sotto questa grave mancanza.

Se invece ti scoccia dover configurare un client di posta tutte le volte su ogni nuovo dispositivo, ci sarebbe anche un’altra opzione, GMail.

Ma no, non ti sto dicendo di mandare le mail da tuohotel@gmail.com, anzi, casomai stessi utilizzando qualsiasi indirizzo che non sia @tuohotel, smetti subito!

Nel canone annuale di dominio e hosting del tuo sito, sono sempre comprese le caselle di posta, ma se così non fosse o il tuo webmaster te le fa pagare extra, dammi il suo contatto che ci parlo io!

Ok, sono calmo.

Dicevo, GMail può essere molto comodo, perchè esiste la possibilità di usare il suo client di posta on-line per inviare e ricevere email dal tuo indirizzo.

Ma come?

Ebbene sì, creando un profilo Google My Business puoi delegare a Google l’intera gestione di qualsiasi casella di posta.

Quindi niente più installazioni, configurazioni e malfunzionamenti, basta andare su GMail.com o installare l’app sul telefono/tablet ed il gioco è fatto!

Ovviamente, come ogni cosa troppo bella, ha degli aspetti negativi:

  • Google My Business è a pagamento, ogni casella di posta costa 4 € al mese.
  • Una volta configurato GMail, sarà possibile inviare e ricevere mail solamente da lì, non potrai più usare i programmi che usavi prima.

Quindi valuta bene se nella tua realtà è una cosa conveniente o meno.

A prescindere dal sistema che utilizzi, un altro aspetto fondamentale per velocizzare ed ottimizzare le risposte sono i modelli predefiniti.

Molte persone che conosco, e probabilmente anche tu, hanno una cartella con dei file word precompilati a seconda della camera o retta, da copiare e incollare nella mail di preventivo, in cui basta cambiare il periodo e il prezzo per rispondere alla richiesta ricevuta.

Ma se ti dicessi che puoi saltare questo passaggio?

E’ possibile infatti creare dei modelli da utilizzare direttamente nei client di posta, in modo da evitare di andare ad aprire i vari preventivi in word e fare copia/incolla.

Ecco le procedure a seconda dei programmi utilizzati:

Live Mail

Scrivi una mail di preventivo standard, una volta terminata vai su File > Salva come File, seleziona il percorso in cui la vuoi salvare (ti consiglio di creare una cartella apposta), dagli un nome intuitivo (ad esempio: preventivo doppia standard) e dal menù a tendina scegli File HTML.

Ripeti la procedura tante volte quanti sono i preventivi che vuoi preimpostare, così alla fine il risultato sarà una cartella con questo contenuto:

preventivo doppia standard.html
preventivo doppia superior.html
preventivo family.html
preventivo junior suite.html
ecc…

Adesso dal menù principale di Live Mail va su File > Opzioni > Mail, poi nella tab Firma clicca su Nuovo, metti il pallino su File in basso e clicca su Sfoglia per andare a selezionare uno dei modelli che hai appena creato.

Come sopra, ripeti la procedura per tutti i modelli che hai creato.

Infine per utilizzarli quando rispondi alle mail, basta andare in Inserisci >Firma e selezionare quella che vuoi, comparirà magicamente nel corpo del messaggio il preventivo già fatto, ti basterà cambiare periodo e prezzi per inviare in pochissimi secondi la risposta.

GMail

Su GMail la logica è simile ma va prima abilitata l’opzione.

Dall’icona con l’ingranaggio in alto a destra, vai su Impostazioni, poi su Labs e cerca la voce Risposte predefinite, metti la spunta su Attiva e clicca su Salva modifiche.

Adesso basta che inizi a scrivere una nuova mail creando il preventivo come vuoi, puoi anche incollare il contenuto di un documento word se ce l’hai già.

Alla fine clicca sul triangolino in basso a destra, poi va sulla voce Risposte predefinite e Nuova risposta predefinita per salvare il modello col nome che preferisci.

Come immaginerai, dovrai ripetere la procedura per ogni modello che vorrai salvare.

Per utilizzarli invece, apri una nuova mail, clicca sempre sulla freccia in basso a destra, va in Risposte predefinite e seleziona dall’alto nella sezione Inserisci quale vuoi utilizzare (non chiedermi perchè è scritto in grigio così chiaro…).

Potranno sembrarti molti 4 € al mese per ogni casella email, ma ti assicuro che togliersi il pensiero per sempre di configurare tutti i client di posta e le firme, vale anche di più.

Thunderbird

Purtroppo Thunderbird prevede solamente l’utilizzo di una firma unica, non fa quindi al tuo caso se vuoi usare la procedura che ti ho appena spiegato.

Fin qui ti ho spiegato come fare a gestire le email, ma data la grande mole che ne arriva tutti i giorni, non sarebbe meglio limitarle il più possibile?

Puoi innanzitutto diminuire le mail di richiesta aumentando le prenotazioni dirette.

In che modo?

Inserendo un booking engine sul tuo sito, in modo che gli utenti possano sapere subito prezzi e disponibilità.

Come per il CRM, non mi soffermo sul booking engine, ma per le poche, spero, persone che non sanno cosa sia, spiego velocemente che è un sistema di prenotazioni on-line che permette alle persone di effettuare la prenotazione direttamente sul sito, senza il tuo minimo intervento.

Anche in questo caso ti consiglio di averne uno integrato al tuo software gestionale, altrimenti ti ritroverai a fare il doppio lavoro manuale di inserire le prenotazioni sul tuo programma e scalare la disponibilità sul booking engine esterno ogni volta che inserisci o modifichi una prenotazione.

Oltre a tramutare mail di richiesta in prenotazioni dirette, il booking engine ti aiuta anche a disintermediare quelle provenienti dalle OTA (Online Travel Agency) come Booking, Expedia e compagnia bella.

Tu ti tieni il tuo 15% di commissioni e vendi le camere da solo sul tuo sito, cosa c’è di meglio?

Bene, assodato questo fondamentale concetto, passo a consigliarti un piccolo e semplice trucco per dare priorità alle mail importanti.

Crea un indirizzo mail dedicato esclusivamente alle prenotazioni ed utilizza quello sui vari portali e per la richiesta informazioni del tuo sito, in modo che tu o la tua reception possiate dare la massima priorità alle mail provenienti da quell’indirizzo, senza la scocciatura di districarvi tra le decine di mail di spam.

Fatti predisporre prenotazioni@tuosito.it (oppure booking@tuosito.com) e fa in modo che quando arriva una mail, compaia una notifica video e sonora sul computer o smartphone, e a quelle mail va risposto prima di fare qualsiasi altra cosa!

Quando rispondi col preventivo però, utilizza la tua classica mail info, in modo da instradare tutte le successive risposte su quell’indirizzo, lasciando così libera l’altra mail solo ed esclusivamente alla ricezione di richieste.

Infine, faccio una piccola parentesi sulla PEC (Posta Elettronica Certificata) che è obbligatoria per le imprese ed ha lo stesso valore legale di una raccomandata.

Ti voglio parlare della PEC solo perchè è un discorso molto semplice ed economico, ma spesso la gestione viene delegata ad altri che ti fanno spendere soldi inutilmente.

Innanzitutto evita di creare l’indirizzo PEC sotto il dominio del tuo sito, ad esempio nometuasocietà@pec.tuosito.it, questo perchè se cambi gestore del tuo sito, perderai la casella, dovrai rifarla e ridarne comunicazione alla camera di commercio.

Ti metto in guardia perchè purtroppo al tempo non ci avevo pensato ed è capitato anche a me, avevo il sito su Aruba e quando sono passato a Siteground (il miglior hosting che esista) ho dovuto rifarla e ricomunicarla.

Il modo più veloce ed economico di creare una casella PEC è andare su www.pec.it, è un servizio gestito da Aruba (disastrosa per gli hosting ma per la PEC va più che bene), scegliere l’opzione standard da 5 € all’anno (gli altri piani tariffari non ti servono) e creare l’indirizzo nometuasocietà@pec.it.

Tutto qua, non servono degli studi per registrare la casella PEC, ma anche se non te la senti di farlo, ricordati che il suo costo è di 5 € l’anno, non farti fregare!

Diffida anche dai siti che te la danno gratuita, perchè lo sarà solo il primo anno e negli anni successivi te la faranno pagare con gli interessi…

Bene, anche per questa volta è tutto, ma prima di salutarti, come sempre ti lascio il riepilogo delle cose da avere per ottimizzare ed automatizzare la gestione delle email:

  • Booking engine
  • CRM
  • Gestione imap della posta
  • Firme precompilate con i preventivi
  • Mail dedicata alle richieste di preventivo

Spero di essere stato esaustivo e non troppo tecnico, in caso contrario chiedimi pure delucidazioni nei commenti.

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Sai in che anno siamo?

Quante cose sono cambiate negli ultimi 30 anni?

Se tra queste NON c’è il tuo modo di lavorare, hai un problema!

Corre l’anno 1987: i film si guardano in vhs e la musica si ascolta su musicassette o dischi, vanno in onda le prime puntate di Beautiful e dei Simpson, Gianni Morandi, Umberto Tozzi ed Enrico Ruggeri vincolo il Festival di Sanremo con “Si può dare di più“, al cinema escono Dirty Dancing e Robocop, alla radio impazza la Bamba e il Napoli di Maradona vince il campionato.

Sulle scrivanie degli uffici i primissimi computer iniziano a sostituire le macchine da scrivere, le prenotazioni degli hotel si fanno al telefono, scegliendoli dall’elenco telefonico o dal catalogo dell’agenzia, e vengono annotate a matita su un planning cartaceo o, per i più visionari, con nastri di scotch colorato su un planning di alluminio.

Sei tornato con la mente a 30 anni fa?

Bene.

Non ti sembra passata un’eternità?

Spero proprio di sì, perchè 30 anni sono un’era geologica.

Adesso corre l’anno 2017: i film si guardano in streaming e la musica si scarica, tutto in contemporanea con l’uscita in America, tutto dallo smartphone che abbiamo in tasca, Google ha ormai ultimato i test per l’automobile che si guida da sola, in ogni casa ci sono in media 6 dispositivi connessi a internet e ogni giorno vengono mandate più di 200 miliardi di email, ovvero 2 milioni e mezzo al secondo.

Sulle scrivanie campeggia almeno un computer, spesso accompagnato da un tablet, le prenotazioni si effettuano con un click e con un altro click compaiono nel programma gestionale.

Come come?

Non hai un programma gestionale?

Usi ancora i vecchi planning degli anni 80?

E non usare la scusa “ho sempre fatto così”, perchè nessun lavoro viene ancora eseguito esattamente come 30 anni fa, perchè il tuo sì?

Ti immagini se i dottori operassero ancora con gli strumenti di una volta?

Se mi conosci e hai già letto gli altri miei articoli, sai che mi piace spiegarmi sempre con esempi concreti, e mai come adesso lo farò, per convicerti a gettare una volta per tutte matite e scotch colorati.

Ti consiglio di leggere fino in fondo anche se usi già un software gestionale, per essere sicuro di utilizzare tutti gli elementi fondamentali per ottimizzare la gestione del tuo hotel.

Procederò con un confronto di situazioni tra gestione manuale anni 80 e quella più tecnologica obbligatorio al giorno d’oggi.

Telefonata anni 80:

– Hotel Orchidea buongiorno, sono Daniele.
– Buongiorno Daniele, sono il signor Pulici, vorrei prenotare per questa estate.
– Salve signor Pulici, è già stato nostro cliente?
– Sì, l’anno scorso.
– Ah… bene!
– Mi piacerebbe avere la stessa camera.
– Si ricorda quale aveva?
– No… era una sul davanti.
– Ah, capisco, cercherò nello storico e le farò sapere se è disponibile, per quale periodo?
– Le solite due settimane di luglio.
– Ehm… quali? Le prime, quelle centrali o le ultime?
– Le ultime. Mi fa lo stesso prezzo, vero?
– Ehm… guardi, non ho sottomano l’importo che ha pagato l’anno scorso, devo controllare e le faccio sapere.
– Ah… va bene.
– La posso richiamare più tardi?
– Sì.
– A che numero?
– 0362.12345678
– La ringrazio, a tra poco.

Telefonata oggi:

– Hotel Orchidea buongiorno, sono Daniele.
– Buongiorno Daniele, sono il signor Pulici, vorrei prenotare per questa estate.
– Il signor Giancarlo?
– Sì, sono io.
– Che piacere risentirla, mi dica pure!
– Mi piacerebbe avere la stessa camera.
– Nessun problema, aveva la 102 fronte mare con la culla per la piccola Marta, le serve ancora?
– Sì, grazie per essersene ricordato!
– Se le interessano le ultime due settimane di luglio come l’anno scorso, riesco anche a farle lo stesso prezzo.
– Perfetto, grazie mille!
– Ci servirebbe una carta di credito a garanzia, possiamo utilizzare quella dell’anno scorso?
– Certamente.
– Benissimo, le mando subito la conferma tramite email, abbiamo già il suo indirizzo.
– Grazie mille, gentilissimo!
– Grazie a lei, saluti anche a sua moglie Irene e alla piccolina. A presto!

Riesci a cogliere l’abissale differenza?

Non ci può essere paragone tra un’agenda da sfogliare e un programma gestionale consultabile da qualsiasi “apparecchio” collegato a internet.

Telefonata anni 80:

– Hotel Orchidea buongiorno, sono Daniele.
– Buongiorno Daniele, sono il signor Pulici, ho una prenotazione per questa estate e vorrei modificarla.
– Certamente signor Pulici, in che periodo?
– A luglio.
– Che periodo di luglio?
– Le ultime due settimane.
– Un attimo solo che la cerco.
– …
– Trovata, mi dica pure.
– Quest’anno viene con noi anche la baby sitter e avrei bisogno di un’altra camera comunicante.
– Uhm… dovrei fare un po’ di spostamenti, la posso richiamare?
– Ah… va bene.
– La ringrazio, a tra poco.

Telefonata oggi:

– Hotel Orchidea buongiorno, sono Daniele.
– Buongiorno Daniele, sono il signor Pulici, ho una prenotazione per questa estate e vorrei modificarla.
– Certamente signor Giancarlo, mi dica pure.
– Quest’anno viene con noi anche la baby sitter e avrei bisogno di un’altra camera comunicante.
– Un attimo solo… Nessun problema, le ho spostato la camera, sempre fronte mare, che comunica con una singola.
– Sarebbe perfetto, grazie mille!
– Di niente signor Giancarlo, le mando subito la conferma di prenotazione aggiornata tramite mail.
– Gentilissimo.
– Tutto confermato allora, a presto e saluti a tutta la famiglia!

Come hai visto, anche in questo caso negli anni 80 non sarebbe stato possibile concludere la richiesta in un’unica telefonata, avresti dovuto cancellare con la gomma la prenotazione o togliere lo scotch dal planning e sperare che la camera di destinazione fosse libera, altrimenti avresti dovuto cancellare o spostare il nastro anche di quella.

Il tutto con un tempo di lavoro stimato di almeno 15-20 minuti, contro i pochi secondi dei giorni nostri, che oltre a soddisfare maggiormente il cliente, tolgono almeno 1 ora di lavoro di cancelleria al giorno.


Check-in anni 80:

– Buongiorno, sono il signor Pulici, ho una prenotazione.
– Ben arrivato signor Pulici, mi servirebbero i vostri documenti.
– Solo il mio o anche quello di mia moglie e mia figlia?
– Di tutti.
– Ah… adesso non li ho sotto mano, glieli posso portare dopo?
– Va bene…
– Avevo chiesto due cuscini in più in camera perchè ho problemi di cervicale, sono stati messi?
– Non saprei… mando qualcuno a controllare e in caso glieli faccio mettere.
– Ah… ok.
– Le posso chiedere di scegliere il menù intanto?
– Certo, le ricordo però che io sono vegetariano e mia moglie celiaca, è possibile avere un menù diverso?
– Ah… non saprei, mi informo in cucina e le faccio sapere.
– Va bene… Grazie.

Check-in oggi:

– Buongiorno, sono il signor Pulici, ho una prenotazione.
– Bentornato signor Giancarlo, tutto bene il viaggio?
– Sì, grazie. Vi servono i documenti?
– Non è necessario, abbiamo già i vostri dati dall’anno scorso.
– Perfetto.
– La camera è già pronta e abbiamo provveduto a mettere due cuscini in più come aveva chiesto l’anno scorso.
– Grazie mille!
– Abbiamo anche già avvisato la cucina dell’intolleranza di sua moglie e fatto preparare un menù vegetariano per lei.
– Ma siete degli angeli!

Ammetto di avere un po’ estremizzato l’esempio, ma è solo per farti capire l’immediatezza delle informazioni che puoi avere a portata di mano nella scheda di prenotazione all’interno del software gestionale, le cui preferenze vengono riportate sulle stampe per le governanti e la cucina.

Check-out anni 80:

– Salve, dovrei pagare il conto della 104.
– Certamente, ricevuta o fattura?
– Fattura.
– Sì… mi può dare l’intestazione?
– Ho i bigliettini da visita già in macchina, non potete prenderla dalla fattura dell’anno scorso?
– Purtroppo no.
– Va bene, vado in macchina e torno subito…

Check-out oggi:

– Salve, dovrei pagare il conto della 104.
– Certamente, va bene fattura come l’anno scorso?
– Sì, grazie. Le serve l’intestazione?
– Non è necessaria, abbiamo già tutti i dati.
– Perfetto!

Ok, ok, ho finito con i siparietti, ma spero che ti siano serviti a capire quanto sia fondamentale avere un software gestionale per “mandare avanti” un hotel al giorno d’oggi.

Sì, lo so, adesso starai pensando “Eh, ma ormai è una vita che lavoro così, non mi metto di certo a cambiare adesso!“.

Ti dirò, non è neanche del tutto sbagliato, perchè non dovevi pensarci adesso, ma già tanti anni fa.

Nulla ti vieta però di sostituire gradualmente la carta con il computer, un passo alla volta.

“E la crisi? Lo sai quanti alberghi chiudono ogni anno?

Sì, lo so, ma quella che si sta verificando adesso è una vera e propria selezione naturale, chi ha un hotel e lo gestisce senza competenze e senza aggiornarsi, per forza di cosa deve chiudere, solo chi ha voglia di innovarsi e cambiare può sopravvivere, ed è giustissimo così.

“I programmi costano una fortuna, dove li prendo i soldi?

Alt, ti faccio io una domanda: sai quanti soldi stai buttando via adesso?

Fammi elencare solamente alcune operazioni quotidiane che ti prosciugano tempo ed energie:

  • Lista arrivi: 10 minuti
  • Ordine del giorno per le governanti: 10 minuti
  • Inserimento schedine ed elaborazione istat: 30 minuti
  • Stampa per la cucina: 10 minuti
  • Stampa per i camerieri: 15 minuti
  • Inserimento nuove prenotazioni: 40 minuti
  • Spostamento/modifica prenotazioni: 60 minuti
  • Fare preventivi e rispondere mail: 120 minuti
  • Emissione conti: 60 minuti

Il tutto poi senza considerare gli inevitabili errori e l’incalcolabile valore delle statistiche che non puoi sapere.

Bene, solo queste operazioni ti portano via 6 ore al giorno.

6 ore al giorno!

42 ore a settimana!

Sai cosa vuol dire?

Vuol dire che stai pagando un dipendente solo per fare quello che un software gestionale ti può fare meglio e in pochi minuti.

Quanto ti costa all’anno un dipendente?

Ecco, adesso scommetto che un programma ti sembra miracolosamente economico.

Ma andando ancora più nel pratico, ti faccio vedere la schermata di prenotazione del programma che uso io:

La mia intenzione non è fare pubblicità, ma dato che spesso si ha paura di qualcosa solo perchè non la si conosce, ho voluto tranquillizzarti con uno screenshot.

Adesso non ti spaventa poi così tanto, vero?

Inoltre, visto che parlo solo di quello che conosco in prima persona, preferisco prendere questo come esempio, se poi trovi altri programmi con le stesse funzioni, ben venga, l’importante è il risultato!

Ecco una rapida lista dei punti di forza.

  • Puoi inserire le informazioni per l’intestazione e il tipo di documento preferito dal cliente, per risparmiare tempo al check-out
  • Puoi inserire l’origine, ovvero il modo in cui un cliente è venuto a conoscenza del tuo hotel, per capire quale operazione di marketing sta funzionando di più
  • Puoi inserire la preparazione della camera da trasmettere sulla stampa per le governanti
  • Puoi inserire tutti gli acconti, le caparre e i depositi, per avere sempre sotto controllo il bilancio del cliente
  • Puoi inserire la prestazione di arrivo per non sbagliare il conteggio per la cucina;
  • Puoi inserire un campo note per ricordare a chiunque usi il programma, qualsiasi cosa da sapere riguardo il cliente
  • Puoi richiamare tutti i dati anagrafici per compilare le schedine di PS in automatico senza chiedere i documenti tutte le volte

Tutto ciò solo dalla scheda di prenotazione.

Sono tutte informazioni che adesso hai nell’agenda e che non sono consultabili mentre sei al telefono con il cliente, da qui la differenza di comportamento tra le conversazioni che ho riportato qui sopra.

Se invece analizziamo alcune altre funzioni, ecco i vantaggi delle principali:

  • Occupazione: per sapere subito quante camere libere e occupate hai in un determinato periodo, e sulla base di questo aumentare e diminuire i prezzi. Non mi vorrai dire ancora che usi quelle 4-5 stagionalità fisse per tutto l’anno, vero?
  • Ricerca retta: per fare un preventivo in 3 secondi e proporre tutti i tipi di trattamento che hai, senza dimenticarti nessuna offerta o pacchetto
  • Prenotazioni web: per inserire con un click le prenotazioni che arrivano dai portali o dal tuo sito, non starai mica usando servizi esterni che ti costringono ad inserire tutto a mano, vero?
  • Rifiuti: questa è una funzione che usano in pochi, ma è fondamentale. Quando un cliente non accetta un preventivo o tu gli neghi disponibilità, viene registrato un rifiuto
    In questo modo puoi capire, ad esempio, in un periodo in cui hai l’hotel pieno, se l’hai riempito con anticipo, rifiutando una marea di richieste, oppure se sei arrivato sotto data con l’acqua alla gola e hai dovuto svendere le camere vuote.

Ne capisci l’importanza?

Per non parlare delle strategie che si possono impostare nei listini prezzi, ovvero tutte quelle condizioni che solo tu proprietario o gestore sai e che solo tu puoi calcolare per fare un preventivo ad un cliente.

Beh, se invece di tenere tutti i segreti per te, perchè non inserirli nel programma e dare la possibilità a qualsiasi receptionist di fare un preventivo esattamente come lo faresti tu?

Ebbene sì, un software regala tempo libero anche a te!

Prima ho accennato anche alle statistiche che a mano non si possono calcolare, questo perchè sfogliare l’agenda delle prenotazioni per estrapolare dei dati è praticamente impossibile, ma non ti sarebbe utile sapere quale camera ti ha prodotto di più?

Quale canale pubblicitario funziona meglio e quale peggio?

Quali sono i periodi in cui puoi aumentare i prezzi senza perdere prenotazioni?

In quali periodi diminuirli per aumentare l’occupazione?

Non sarebbe meglio avere sempre la situazione sotto controllo per apportare delle correzioni ogni giorno anzichè accorgertene a fine stagione e pensarci l’anno dopo?

Ma ti faccio un’altra domanda:

quante richieste di preventivo, tramite mail o telefono, ricevi ogni giorno?

So per certo che fare preventivi è l’attività che ti porta via più tempo, e proprio per questo è fondamentale automatizzarne la procedura, per risparmiare tempo ed essere più efficienti.

Hai mai considerato che un potenziale cliente adesso può inviare un preventivo multiplo a decine di alberghi?

Secondo te, chi risponde per primo ha un vantaggio?

Io dico di sì.

Le ore di oggi equivalgono ai giorni di una volta.

Se rispondi dopo 4 ore, il tuo preventivo finirà nel mucchio in mezzo agli altri, perchè molto probabilmente chi te l’ha chiesto avrà già prenotato da qualche altra parte.

Questo mio articolo non vuole ovviamente essere esaustivo, per spiegare tutto quello che fa un software gestionale ci vorrebbero almeno 200 pagine, ma spero di averti trasmesso la voglia, o almeno la curiosità, di cambiare.

Se non cambi però, non fai un torto a me, ma al tuo hotel, ai tuoi dipendenti, ai tuoi clienti e alla tua famiglia.

Come sempre, i commenti qui sotto sono a tua disposizione per qualsiasi tipo di dubbio o chiarimento.

Che tu lo accetti o meno, il 2017 non è più come il 1987, quando bastava aprire la porta per avere l’albergo pieno, adesso grazie a (o per colpa di) internet non sei più in competizione con il tuo viale o con la tua città, ma con il mondo intero, sei sempre sotto giudizio con le recensioni on-line e la formazione, tua e del tuo personale, non è mai stata così FONDAMENTALE.

Quindi che fai, continui a fare quello che hai sempre fatto lamentandoti che c’è la crisi o prendi la situazione in pugno e fai vedere ai condottieri della carta e penna chi comanda?

Anche Robocop si è aggiornato, perchè tu no?

Adesso scusami ma devo scappare, stanno dando la mia canzone preferita alla radio e devo correre a registrarla con il mangianastri!

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Cosa regali al tuo hotel per Natale?

Ti sei ricordato di pensare anche a “lui”?

Non ti preoccupare, puoi ancora rimediare!

Mi ero ripromesso di non iniziare l’articolo con “Ormai il Natale è alle porte…” ma non mi viene in mente altro, quindi…

Ormai il Natale è alle porte, se per te è alta stagione, sarai impegnato come non mai, e se sei chiuso, starai trafficando con la spedizione degli auguri ai tuoi clienti, chiedendoti:

“Meglio la mail? Una lettera? O magari una cara vecchia telefonata?”

Come quasi sempre, la risposta è: dipende.

So che può sembrare brutto, ma devi “catalogare” i clienti, perchè non tutti hanno lo stesso valore.

Clienti che soggiornano a lungo in bassa stagione, si meritano qualche attenzione in più, meglio optare per una bella lettera di auguri, o ancor meglio, un pacchettino con gadget in regalo e codice sconto per il prossimo soggiorno.

I clienti storici, ma proprio storici storici, quelli che ormai sono di famiglia, andrebbero anche chiamati, giusto per cordialità e qualche convenevole, corredati da qualche aneddoto accaduto durante le loro visite negli anni passati.

A tutti gli altri invece, puoi mandare una mail.

Come prima cosa devi avere un CRM, possibilmente integrato nel tuo programma gestionale, in alternativa ne puoi usare uno online.

Come sarebbe a dire che non sai cos’è un CRM?

Non hai letto il mio articolo?

Sacrilegio!

Corri subito a rimediare! Clicca qui!

“Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?”

Bene, adesso che sai cos’è e quanto sia importante, se il tuo software non lo prevede, puoi utilizzare questo CRM online (che uso anch’io).

Si chiama MailChimp ed è gratuito fino a 2.000 indirizzi email e fino ad un massimo di 12.000 mail inviate al mese.

Va quindi benissimo per iniziare, e dico iniziare perchè se il tuo gestionale non prevede un CRM, ti conviene cambiarlo.

Ma non mi dilungo oltre perchè l’argomento di oggi non è questo, ma bensì il Natale.

O meglio, il Natale visto come scusa per regalare e regalarci qualcosa.

Tempo fa avevo scritto un articolo su come ormai sia semplice comprare su internet con la partita iva, e qual miglior periodo di questo per farlo?

Non sono un grande fan dei centri commerciali sotto le feste: un’ora per arrivarci, mezz’ora per parcheggiare, 3 ore per comprare, un’altra ora per tornare a casa.

No, thank you.

Preferisco stare una mezz’oretta al computer, qualche click e aspettare il corriere l’indomani.

Ormai uso questa “tecnica” anche con i miei nipoti, di 5 e 9 anni: gironzoliamo un po’ su Amazon, che per loro è come essere a Disneyland, indicando sul monitor praticamente qualsiasi cosa compaia.

Dopo qualche minuto la lista dei desideri inizia a farsi importante, è tempo di fermarsi, mettere un filtro sul prezzo e con qualche consulenza spicciola da parte mia, il regalo è deciso.

So che toglie la magia della sorpresa, ma evita il rischio di sbagliare e tutte le ore perse in giro menzionate poco fa.

Poi, il fatto che il regalo scelto dal nipote più piccolo, sia fisicamente più grande del pacco per il nipote più grande, sarà un effetto collaterale che dovrò gestire il giorno di Natale.

Oggi ti voglio “regalare” qualche idea che può facilitare la scelta dei regali, tutti ovviamente a tema tecnologico-alberghiero, altrimenti il blog cosa si chiama Hotel Informatico a fare?

So che mancano solo 3 giorni feriali, ma con Amazon Prime hai la spedizione di un giorno gratuita su più di 1 milione di prodotti, qualcosa lì nel mezzo ci sarà di sicuro!

E se non c’è, mi sa proprio che ti tocca uscire e passare mezza giornata in giro a pensare:

“L’anno prossimo compro i regali a novembre!”

“L’anno prossimo i regali non li faccio proprio.”

“Ma Daniele non poteva scriverlo prima st’articolo?”

Ecco, sta a vedere che adesso è pure colpa mia…

Ma torniamo a noi.

Ti proporrò delle idee che vanno bene sia per migliorare il tuo hotel, sia come regalo a chi è del nostro settore, ma in mezzo troverari anche qualche cosa un po’ più scanzonata.

Ok, iniziamo.

Parto dal concetto principale secondo cui un dipendente felice è un dipendente migliore, e migliorare il comfort dell’ambiente di lavoro non può che giovare al suo stato d’animo e a quello di chi lo circonda.

Un addetto al front o back office, tra cui suppongo faccia parte anche tu, passa ormai la maggior parte del tempo al computer, e quali sono le cose che armeggiate per tutto il tempo?

Te lo dico io: mouse e tastiera.

Di sicuro lavorare con il touchpad del portatile, con un vecchio mouse col filo o con una tastiera dell’anteguerra, non è il massimo, soprattutto perchè alla lunga portano ad infiammazioni ai tendini di mano e braccio, per poi potenzialmente sfociare nella temutissima sindrome del tunnel carpale.

Premetto che io sto in media 10 ore al giorno davanti al computer e per evitare affaticamenti del polso destro, uso il mouse anche con la sinistra, ma avendo sempre usato mouse e tastiere non ergonomici (quelli che costavano meno per intenderci), adesso sono costretto a mettere un bel tutore al polso destro.

Quindi, cosa ti posso consigliare?

Sicuramente di non risparmiare su queste periferiche, ma neanche di spendere tanto a caso.

Questa è la configurazione che uso io da qualche mese:

Tastiera e mouse di destra: Logitech MK710 e Marathon Mouse M705

Mouse di sinistra: Logitech MX Anywhere 2

Sì, ho due mouse, prima ne avevo uno e lo spostavo da destra a sinistra quando dovevo cambiare mano, ma poi ho preferito optare per questa soluzione, meno economica, ma più pratica.

Per proseguire con la postazione pc, dopo esserti preso cura degli arti superiori, è bene concentrare l’attenzione sulla vista.

Anche i monitor sono molto trascurati, ma uno di scarsa qualità può affatticare molto gli occhi e alla lunga creare veri e propri problemi alla vista.

Il monitor deve essere innanzitutto abbastanza grande, ormai i 21 pollici in 16/9 costano come i 17 di una volta, e in particolare ti consiglio questo Philips 221B6LPCB perché può essere ruotato in verticale, veramente utile se hai molte camere e vuoi vederle tutte contemporaneamente nel planning.

Che dici, non viene già più voglia di lavorare con tutta sta roba?

Ma se vuoi, puoi anche rimanere negli anni 90.

Mi viene male al collo, occhi e mani al solo pensiero…

Risolti i problemi ai tendini e agli occhi, rimangono da sistemare collo e schiena, ma per questi ti propongo una soluzione un po’ più “naif”, attuabile solamente nel back office…

Le sedie? Roba vecchia!

Wellness ball!

Anni fa la Technogym se n’è uscita con sta palla da usare al posto della sedia con lo scopo di avere una corretta postura alla scrivania.

Ecco, nell’immagine qui sotto, io la maggior parte del tempo stavo seduto come quello a sinistra, tu invece?

Con la Wellness ball si dovrebbe assumere “automaticamente” la postura corretta, anche perché o rimani in equilibrio o cadi, ma investirci quasi 300 € è forse eccessivo…

Dato che è una cosa che mi ha sempre incuriosito, ho deciso di comprarne una simile a 20 €, nel caso funzioni veramente e ne dovessi trarre sostanziali benefici, farò un pensierino anche a quella originale, alla fine la salute non ha prezzo.

Adesso sto usando quella simile proprio da pochi giorni e per il momento ho solo un gran male ai lombari.

Suppongo serva un periodo di adattamento, spero che la situazione migliori nei prossimi giorni…

Magari la puoi regalare a qualcuno che va in palestra, così alla peggio la usa per fare gli esercizi in casa.

Bene, abbiamo finito la sezione “workstation“, passiamo alla tecnologia spicciola.

Informaticamente parlando, l’aspetto più importante è senza alcun dubbio il backup.

Sì, ok, c’è il cloud, ma per i file di grossa dimensione e la connessione che in Italia è quel che è, avere un caro vecchio backup a portata di mano, male non fa.

Iniziamo con un hard disk esterno.

Le dimensioni contano e un terabyte (ovvero mille megabyte) è più che sufficiente per ogni utilizzo.

Ti consiglio questo Western Digital, di cui ne sono un felice utilizzatore.

Come garanzia sulla qualità, ti interesserà sapere che la Western Digital è il principale produttore mondiale di dischi rigidi, con i suoi 96.000 dipendenti e 16 miliardi di fatturato.

Quindi quando si parla di hard disk, si parla di Western Digital.

Se parliamo invece di pendrive, parliamo di SanDisk e ti posso consigliare questo Cruzer Ultra Flair da 32gb.

No, questa volta non ce l’ho io, bensì mia sorella, lo sta usando da mesi senza avere problemi e, considerando che qualsiasi cosa elettronica nelle sue mani dura poche settimane, ha già raggiunto un traguardo importante.

Ma oltre alla marca, sono fondamentali altre 2 caratteristiche:

  • La velocità: essendo USB 3.0 trasferisce i dati 10 volte più velocemente delle chiavette usb 2.0 tradizionali, a patto di avere una porta USB 3.0 nel computer.

Distinguerle è molto semplice, le 3.0 sono blu, le 2.0 nere.

  • Il gancio: avendo una sorta di gancio in fondo, la puoi mettere nell’anello del portachiavi o attaccarci un laccetto per staccarla più facilmente dal computer.
    Inoltre è impossibile perdere il tappino, non ce l’ha 😀

Se invece vuoi che l’utilizzo principale sia come portachiavi, allora è meglio la Kingston DataTraveler, che io ho (una delle tante), perché è più sottile e in tasca non si sente (sempre usb 3.0 da 32gb):

Ok, direi che anche con l’archiviazione di massa siamo a posto.

Passiamo al bureau della reception.

Che ne dici di una cornice digitale?

Sono in giro da qualche anno, ma non hanno mai riscosso un grande successo, a mio avviso però, in alcune situazioni possono rivelarsi molto utili.

Ti dico quali.

Immagina di metterne una in reception e di proiettare foto e video del tuo hotel e della tua zona, sarebbe un’idea carina alla vista e di intrattenimento per i clienti in fila.

Almeno renderà l’attesa dei clienti più piacevole.

E non solo, hai mai pensato in quale altro posto del tuo hotel i clienti rimangono ad aspettare in piedi?

Fuori dall’ascensore!

Ne puoi anche appendere una proprio lì fuori e far passare dei video promozionali dei tour organizzati e delle attrazioni vicine all’hotel, delle quali, magari, tu ne vendi i biglietti.

Questa cosa mi è venuta in mente durante il mio ultimo viaggio in America.

Ad una stazione di rifornimento benzina, tutte le pompe erano dotate di mini tv che trasmetteva spot pubblicitari e io, essendo costretto a stare lì in piedi, sono obbligato a guardare.

Geniale!

Ecco, l’attesa dell’ascensore si può tranquillamente paragonare a quella del rifornimento, perchè non sfruttarla?

Se poi vuoi girare qualche spot fatto in casa sui drink del tuo bar o le prelibatezze del ristorante, non sarò di certo io a impedirtelo!

Se ti è piaciuta questa idea e vuoi fare le cose in grande, puoi anche appendere una tv dove vuoi e tramite Chromecast trasmettere qualsiasi audio e video dal tuo computer.

Tranquillo, ti spiego subito come funziona.

Chromecast è un dispositivo che si collega alla presa hdmi della televisione e tramite la tua rete wifi, trasmette quello che vuoi dal computer.

In pratica è come se avessi la tv collegata al computer.

Così puoi trasmettere un video di youtube della tua città sul televisore della hall o una playlist audio dal cellulare.

Ebbene sì, puoi trasmettere qualsiasi cosa anche dallo smartphone e dal tablet!

Io lo uso a casa per guardare sulla tv i film che ho sul computer usando il cellulare come telecomando. Il top.

Di sicuro con questo regalo non sbagli!

E a proposito di audio, quando si entra nel tuo hotel, si sente solo il rumore del frigo del bar e dei receptionist che parlano al telefono?

In sala da pranzo si sente solo lo sferragliare delle posate, piatti e bicchieri?

Non sarebbe meglio un po’ di musica di sottofondo?

Io dico di sì.

Ovviamente quando si parla di audio, si parla di Bose.

No, no, non ti sto dicendo di fare un impianto audio con mille casse al soffitto, basta UN diffusore Bose per cambiare atmosfera, te ne posso consigliare 3, scegli pure in base al tuo badget:

No, non considerare neanche altre marche, se vuoi che UN solo diffusore ne sostituisca QUATTRO, Bose è l’unica scelta.

Inoltre sono tutti modelli wifi, quindi li puoi mettere dove vuoi e comandarli dal computer della reception.

Ti dirò, fanno pure arredamento.

Un momento, non sai che musica mettere?

Dovresti farti dare le canzoni dai tuoi figli?

Non ti preoccupare, Spotify ti risolve il problema.

Spotify è un servizio di streaming musicale, sia a pagamento (10 € al mese), che gratis (con qualche pubblicità ogni tanto), dove puoi scegliere tra una vastità infinita di brani, oppure farti consigliare la playlist più adatta al momento della giornata: pop la mattina, lounge verso l’ora dell’aperitivo e più rockeggiante la sera quando ci sono le feste.

Un regalo un po’ più impegnativo, ma che da fiero utilizzatore non posso che consigliartelo, è uno smartphone dual sim.

E sì, perchè è fondamentale dividere la vita privata da quella professionale, e avere due cellulari non è il massimo della comodità.

Se ce li hai, sai bene di cosa sto parlando.

Con un dual sim invece, puoi utilizzare due sim con due numeri diversi contemporaneamente, e spegnerne all’occorrenza l’una o l’altra, quella del lavoro quando sei a casa e hai bisogno di staccare, o quella privata quando sei in riunione e puoi ricevere solo chiamate di lavoro.

Pur avendone uno, non ti posso consigliare di comprare il mio perchè è un Samsung Galaxy S5 proveniente dagli Emirati Arabi Uniti comprato su un sito inglese.

Purtroppo i top di gamma Samsung dual sim non sono commercializzati in Europa e anni fa quando l’ho acquistato, ho dovuto agire per vie traverse.

Ti posso comunque consigliare un ottimo Huawei P8 lite Dual Sim, acquistabile ovviamente su Amazon Italia.

Non storcere il naso se non hai mai sentito dire Huawei (si pronuncia uauei), è sì una marca cinese, ma è il terzo produttore mondiale di smartphone, proprio dietro ad Apple e Samsung, decisamente avanti rispetto a Nokia, LG, HTC, Motorola e qualsiasi altra marca di cellulari che conosci, a meno che non sia fallita.

Passiamo ora ad una situazione che mi capita spesso di vedere:

Hotel chiuso, riscaldamento spento e stufetta scaldabagno sotto la scrivania.

So che ti sembra la soluzione più pratica e veloce per riscaldare l’ambiente, ma partiamo dall’inizio.

La maggior parte delle volte che mi ritrovo in questa situazione, succede perchè il titolare di turno va in albergo apposta per rispondere alle mail o per inserire le prenotazioni nel software gestionale.

Mi sembra superfluo dire che non sia l’unica soluzione, nè tanto meno la più comoda, ma preferisco precisarlo ugualmente.

Le email non esistono solo sul computer della reception, si possono tranquillamente scaricare da qualsiasi computer, se vuoi sapere come, ti rimando all’articolo dedicato che avevo scritto tempo fa, clicca qui per leggerlo.

L’utilizzo del programma gestionale è un po’ diverso, in nessun caso però sei obbligato ad andare apposta al freddo e al gelo, ti basta un desktop remoto, e anche in questo caso, ho già spiegato tutto qui: “Desktop remoto o cloud?“.

Ma non era qui che volevo arrivare, bensì alla stufetta scaldabagno.

Sai quanto consuma?

2.000 Watt.

DUEMILA WATT!

Prova a pensare quanto possa consumare tenendola accesa 8 ore al giorno.

L’alternativa a basso consumo che ti propongo è una stufa alogena.

Ha 3 potenze, ognuna di 400 watt, è girevole e non fa rumore, cosa vuoi di più?

Per un utilizzo ravvicinato (da sotto la scrivania) è sufficiente tenerla al minimo, ovvero 400 watt contro i 2.000 dello scaldabagno.

Non male, vero?

Che dire, mi sembra di averti fornito molte idee, per tutte le situazioni e tasche, adesso tocca a te!

Se invece hai bisogno di un parere su qualcos’altro, scrivi pure nei commenti!

A presto e Buone feste!


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Google AdWords o Facebook ADS?

Necessità urgente o bisogno latente, questo è il problema.

Ma è un problema tuo o dei tuoi clienti?

All’angolo rosso: nato nel 1997 in California dai genitori Larry Page e Sergey Brin, risponde a 3 miliardi e mezzo di domande ogni giorno, scelto dall’80% di utenti per le proprie ricerche, annovera servizi come YouTube, GMail, Maps, Chrome e Android, signore e signori, il sito più visitato al mondo: Google!

All’angolo blu: nato nel 2004 ad Harvard, ideato dal 19enne Mark Zuckerberg come ripicca per essere stato lasciato dalla ragazza, conta 1,2 miliardi di utenti attivi ogni giorno, registra quotidianamente 500 mila nuovi profili, nel 2012 ha acquisito Instagram e nel 2014 WhatsApp, signore e signori IL social network per eccellenza: Facebook!

Praticamente il 90% del tempo che passi su internet, usi un prodotto di Google Inc. o Facebook Inc.

Bene, fatta la doverosa premessa, suppongo tu abbia già capito chi siano i due big player della rete.

La domanda sorge quindi spontanea:

E’ meglio fare pubblicità su Google AdWords o su Facebook ADS?

Prima di rispondere, ti spiego brevemente i due tipi di sponsorizzazioni.

Anzi, ancor prima, ti spiego l’origine dei termini AdWords e ADS.

Sono semplicemente abbreviazioni della parola inglese “advertising“, che vuol dire “pubblicità“.

Quindi ADS sta per il plurale ADvertisingS e AdWords significa letteralmente “pubblicità di parole”.

Ma torniamo a noi.

Google mette a disposizione AdWords, un sistema di annunci pubblicitari basato sul PPC (Pay Per Click), ovvero paghi solo se l’utente clicca sul tuo link.

E’ molto vantaggioso perché paghi solamente le visite vere al tuo sito, a prescindere da quante volte venga visualizzato il tuo annuncio.

Per poterlo utilizzare è sufficiente un account Google, come GMail, e andare su http://www.google.it/adwords.

Certo è che, se hai molte visualizzazioni e pochi click, significa che il tuo annuncio non è “accattivante”, non convince chi lo visualizza a cliccarci sopra, oppure è semplicemente visto da persone fuori target e non interessate al tuo prodotto, ma questo te lo spiegherò meglio più avanti.

Gli annunci possono comparire come testo nella ricerca di Google, li riconosci perché sono i primi risultati a comparire e hanno la scritta Ann. di fianco.

Oppure con delle immagini (display) all’interno di siti partner (qui sotto puoi vedere i banner di Infostrada e Amazon in un sito di cellulari).

Facebook risponde con ADS, che ti permette di far comparire dei post consigliati sulla bacheca degli utenti in base al target che imposti, potendo pagare visualizzazioni e click.

Funziona sia su Facebook che su Instagram, gli annunci si creano entrambi dal pannello di Facebook raggiungibile al link: https://www.facebook.com/ads, oppure cliccando direttamente sul pulsante “Metti in evidenza il post” che trovi in basso a destra nei post della tua pagina.

Fin qui ti sembra tutto familiare, vero?

Tutti noi siamo costantemente bombardati di pubblicità, avrai sicuramente già visto i vari tipi di inserzioni, ma magari non avevi fatto caso che fossero a pagamento o non sapevi che puoi farle anche tu.

Purtroppo oggi il web è talmente saturo di pubblicità che sono stati addirittura creati dei plugin per i browser che la bloccano, chiamati AdBlock.

Per lo più vengono utilizzati per non far aprire i pop-up o altre finestre esterne al sito che si sta visitando.

Sono una gran scocciatura, vero?

Negli anni ho sperimentato diversi servizi, ma non ne ho mai usato uno perché finiscono sempre per bloccare anche il contenuto “vero” di un sito, impedendone la corretta navigazione.

In generale sono comunque usati da una piccola percentuale di utenti, non te ne preoccupare troppo, le tue inserzioni non ne risentiranno!

Oppure, se vuoi andare sul sicuro, puoi sempre inventarti soluzioni “alternative” come questa:

Torniamo quindi alla domanda: meglio Google AdWords o Facebooks ADS?

Inizialmente volevo tirare avanti e rispondere solo a fine articolo, ma dato che la risposta è “dipende”, sono sicuro che mi avresti odiato.

Eh sì, dipende perché sono due tipologie di pubblicità diverse, in quanto AdWords va a soddisfare una necessità urgente, Facebook va invece ad agire su di un bisogno latente.

Tranquillo, non sono concetti psicologici, te li spiego subito con degli esempi concreti.

Quando ti metti su Google e scrivi ad esempio “Cellulare Samsung“, vuol dire che in quel momento ti interessa cercare notizie relative ad uno smartphone, ti compariranno quindi degli annunci sponsorizzati che li vendono.

Per “necessità urgente” si intende quindi una ricerca scaturita volontariamente da chi la effettua.

Nel tuo caso, se uno cerca “hotel nometuacittà”, molto probabilmente ha già l’idea di andare in vacanza o di fare un viaggio e sta valutando la tua destinazione, proprio per questo motivo, intercetteresti una richiesta con alta probabilità di conversione.

Con AdWords definisci il target di destinazione in base alle parole chiave (keywords) che l’utente stesso ricerca, ognuna con un costo diverso, perchè, come puoi immaginare, più un termine è ricercato, più c’è concorrenza, più il prezzo sale.

Se vuoi fare una prova, puoi andare sul Keyword Planner, inserendo i termini di ricerca e cliccando su “Trova Idee” ti verranno elencate una serie di combinazioni di parole chiave inerenti alle tue, con indicati il numero medio di ricerche mensili e l’offerta consigliata da impostare per ogni singolo click.

Da questa tabellina si evince che “hotel Riccione 4 stelle” è molto ricercato, l’offerta consigliata è quindi di 1,03 €, non proprio economica.

Così facendo però, ti assicuri la visita sul tuo sito di una persona che cerca un hotel 4 stelle a Riccione, e se ti giochi bene le tue carte (e hai un hotel a 4 stelle), potresti convertirla tranquillamente in un contatto o in una prenotazione.

Se vuoi approfondire meglio come avviene il calcolo del costo degli annunci AdWords, puoi leggere il mio articolo “Chi più spende non vince“.

Con Facebook ADS il discorso cambia.

Sì perchè gli annunci ti compaiono in base ai tuoi interessi e a quelli dei tuoi amici, alle pagine che segui e a tanti altri parametri che ti permettono di identificare molto precisamente il tuo pubblico target.

Puoi andare su https://www.facebook.com/ads e scoprire tu stesso quanti sono i parametri tra cui scegliere.

Come puoi vedere nell’immagine qui sotto, puoi scegliere innanzitutto il luogo, l’età, il sesso e la lingua parlata dal pubblico che vedrà il tuo annuncio, ma c’è molto di più.

L’ultima voce “Targetizzazione dettagliata” è la vera arma.

Puoi scegliere una miriade di parametri, tra cui:

  • Persone che vivono in un nucleo familiare (per rivolgerti alle famiglie).
  • Amici di persone che stanno per compiere gli anni (magari potresti scegliere questa caratteristica insieme a quella di un pubblico maschile dai 18 ai 50 anni per invogliare a regalare alla loro ragazza/moglie un ingresso nella tua spa).
    Non sottovalutare il valore trust di una pagina che piace ad un tuo amico, non ti da una sicurezza in più sapere che qualcun altro che conosci ha già approvato il servizio che stai per acquistare?
  • Anniversario imminente (se vuoi proporre un weekend romantico).
  • Interessi: vacanze, ecoturismo, laghi, montagna, spiagge (non credo sia necessario aggiungere altro).
  • Chi viaggia per lavoro, viaggiatori frequenti, viaggiatori internazionali abituali (anche qui non aggiungo altro).

E mi fermo qui, non voglio dilungarmi troppo o scendere nel dettaglio, ma volendo fare un esempio con i parametri che ho appena citato, potresti creare un pubblico composto da:

Donne (tanto sono loro che decidono), età 30-45 (in modo da garantire, si spera, un’indipendenza economica), che sono fidanzate/conviventi/impegnate (per esser sicuri che abbiano qualcuno da costringere ad andare in vacanza), che abbiano come interesse vacanze e spiagge (a patto che ovviamente tu abbia un hotel al mare) , che siano viaggiatrici frequenti (tanto per non sbagliare), e, ciliegina sulla torta, che sono appena tornate da una vacanza (momento di massima nostalgia in cui si pensa già al successivo viaggio).

Con questa selezione hai scremato i 31 milioni totali in poco meno di 3 milioni, ma nulla ti vieta ovviamente, ti restringere ulteriormente il campo.

Minore sarà il pubblico, migliore sarà il tuo target.

Ti consiglio vivamente di farti un giro su Facebook ADS per vedere tutti i criteri di selezione, perché sono veramente tanti e a volte inquietanti…

Che lo vogliamo o no, c’è poco da fare, il “grande fratello” ci osserva sempre, George Orwell ci aveva visto lungo…

So che può darti fastidio sentirti osservato o privato della tua privacy, ma alla fine è solo pubblicità.

Io preferisco vedere pubblicità di cose che mi interessano piuttosto di cose che “nun me pò fregà de meno”.

Dato che sono un maschio e pratico thai-boxe, preferisco vedere un annuncio di un bel paio di guantoni, piuttosto che quello dei nuovi assorbenti con le ali.

O no?

A dar man forte a questo concetto, entra in campo anche il remarketing.

Il remarketing è lo strumento di marketing più forte che ci sia perchè ti propone annunci display, nel caso di Google, e post, nel caso di Facebook, relativi a siti che hai visitato e quindi di tuo interesse.

Hai presente quando guardi un orologio su Amazon e continui a vederlo ovunque?

Ecco, quello.

Immaginalo applicato al tuo hotel.

Un potenziale cliente visita il sito del tuo hotel e quando esce e continua a navigare altrove, continua a vedere la tua pubblicità, non dici che prima o poi cederà per lo sfinimento?

Scherzi a parte, è uno strumento molto forte, anche solo come promemoria.

Quante volte ti è capitato di dire: “Sì, sì, adesso lo faccio, finisco sta roba…” e poi te ne sei dimenticato?

Sappi comunque che se sei su Booking.com, loro lo stanno già facendo per te.

Ho fatto una breve ricerca di un hotel a Chicago, dove mi recherò a ottobre, e sono tornato sul sito di cellulari che ti ho fatto vedere prima, et voilà!

Al posto della pubblicità di Infostrada, ecco quella di Booking con gli hotel che ho appena visto.

Non ti sto a fare l’esempio anche su Facebook perchè il funzionamento è lo stesso.

Un consiglio che ti do, a prescindere dal sistema che utilizzerai, è quello di indirizzare sempre la campagna pubblicitaria su una landing page.

Come cos’è una landing page?

Una landing page è una pagina di atterraggio dedicata, dove finisce l’utente che ha cliccato sul tuo annuncio, o qualsiasi altra call-to-action (chiamata all’azione).

Questo è un passaggio fondamentale, ne vale della resa dell’intera campagna.

Se ad esempio crei una campagna su un’offerta di Pasqua e poi chi ci clicca sopra viene sbattuto sulla pagina principale del tuo sito, c’è rischio che non sapendo dove andare, prende e chiude il sito.

Ti ritroveresti quindi con molte visite, segno che gli annunci sono efficaci e la gente li clicca, ma con poche conversioni perché una volta arrivati sul tuo sito, l’utente si sente spaesato e chiude.

In questa situazione è molto importante la collaborazione del tuo webmaster, che ti deve creare di volta in volta le landing page dedicate ad ogni singola offerta.

Nel caso non sia possibile (piuttosto probabile), perlomeno dirotta l’utente sulla pagina del tuo booking engine con le date dell’offerta, così almeno avrà la possibilità immediata di prenotare, senza il rischio di girare a vuoto.

Ti consiglio di far finire su una landing page anche le inserzioni di Facebook, piuttosto che puntare ad aumentare il numero di fan della pagina, questo perché Facebook da sempre meno visibilità dei tuoi post “organici” (non a pagamento), per incentivare, manco a dirlo, quelli a pagamento.

Rischieresti altrimenti di pagare per avere un pagina con migliaia di fan che però non visualizzano i tuoi post.

Molto meglio, a questo punto, inserire nella landing page un campo da compilare con l’indirizzo mail, così almeno avrai un contatto da utilizzare nella tua newsletter, che avrà sicuramente un percentuale di lettura maggiore rispetto a quella dei post della tua pagina Facebook.

Quindi, chi è il vincitore?

Il vincitore sei tu!

Esatto, proprio te, perchè in entrambi i casi, se correttamente configurate, le campagne ti possono portare ottimi risultati.

L’unica cosa che cambia, è il momento.

Puoi infatti puntare su AdWords nel periodo in cui vengono effettuate più ricerche su Google, per sapere con esattezza qual è il momento giusto, puoi consultare i Trends di Google, e utilizzare Facebook ADS quando la richiesta scarseggia e sei tu che devi invogliare i tuoi futuri clienti.

Nell’immagine qui sotto ho fatto una veloce ricerca nell’ultimo anno delle parole chiave “hotel Riccione” e “hotel a Riccione“.

Come vedi vince nettamente “hotel Riccione”: a partire da febbraio le ricerche iniziano la scalata, meglio quindi AdWords, da settembre invece sono in caduta libera, momento giusto per fare campagne su Facebook.

La cosa più importante, come sempre, è quella di testare i vari metodi e misurarne i risultati, è inutile che ci spendi 1.000 € e poi non sai quante prenotazioni ti hanno portato.

Quindi investi, testa, sbaglia, cambia finché non trovi la TUA formula vincente, qualsiasi consulente che ti garantisce dei risultati, sappi che ti sta mentendo!

Adesso che hai chiaro tutti gli aspetti, ricapitoliamo quelli principali.

Google AdwordsFacebook ADSVisualizzazioneRicerca volontaria su GooglePost sponsorizzati su facebook e instagramTargetingAttraverso keywordAttraverso interessi tuoi e dei tuoi amiciPagamentoPay per clickPay per click e impression (visualizzazioni)RemarketingBanner su siti partnerPost sponsorizzati su facebook e instagram

Bene, direi che non ho altro da aggiungere, dalla California è tutto, a voi studio!

P.S.

Ebbene sì, sono stato nelle sedi di Google e Facebook nella Silicon Valley.

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Booking.com è veramente il cattivo?

Per te Booking.com è “l’origine del male”?

Ti spiego allora come conoscere il tuo “nemico” e i 7 segreti per giocare nella stessa squadra!

Nel lontano 2004 a quest’ora ero attaccato al telefono per cercare di vendere pubblicità internet agli hotel della provincia di Rimini, ovvero il peggio che potesse offrire l’epoca:

VENDERE al TELEFONO + PUBBLICITA’ su INTERNET + ALBERGATORI della ROMAGNA.

Tutti i peggiori componenti che potesse racchiudere un lavoro, all-in-one.

Ovviamente sono durato meno di un anno.

Questa esperienza mi ha insegnato che è prassi per gli albergatori ritenere nemico chiunque chieda soldi per servizi “intangibili”, ovvero per tutto ciò che avviene su internet.

Ok pagare i fornitori di carne e pesce, passi anche la pubblicità su un giornale, un cartellone o depliant, ma web marketing…vade retro!

E’ relativamente semplice convincere un albergatore a pagare fior fior di quattrini per un cartellone sulla statale, così si sente soddisfatto e orgoglioso tutte le volte che ci passa davanti, peccato però che il suo ROI (ritorno di investimento) è praticamente incalcolabile.

Se invece Booking.com gli chiede il 15% di commissioni per una prenotazione già incassata il mese prima, viene visto come satana.

Perchè?

Perchè “con le commissioni che ci mangiano tutti i ricavi, non campiamo più. Ormai lavoriamo noi per le OTA!”

Ti assicuro che la situazione non è così tragica, ma tu sei sicuro di conoscere fino in fondo il tuo “nemico”?

Io dico di no, e dato che si ha paura di una cosa quando non la si conosce, eccomi qua a spiegarti tutto sul tuo più grande nemico/amico.

Direi di iniziare dalle commissioni, ovvero l’importo che Booking ti chiede a fronte di una prenotazione arrivata tramite il loro portale, normalmente il 15%.

E’ molto il 15%?

Dipende.

Se ti arriva una prenotazione da Booking.com di 2 notti a 200 €, cosa vuol dire?

Vuol dire che tu a Booking pagherai 30 €, ovvero il 15% di 200 €, che altro non è che il costo acquisizione clienti.

Bene, assodato questo concetto e questo facile calcolo, sai dirmi quante prenotazioni ti hanno portato i 2.000 € spesi in cartelloni e riviste?

Ovviamente è un calcolo quasi impossibile da fare, dovresti sapere esattamente chi sono i clienti che hanno prenotato dopo aver visto la tua pubblicità.

Stesso discorso, ma più misurabile, vale per i banner sui vari portali turistici, quei 3.000 € che spendi in anticipo, sai quante prenotazioni ti garantiranno?

E il tuo sito?

I 400 € di manutenzione l’anno e i 700 € di canone del booking engine quanto ti rendono?

Ti faccio una veloce tabellina riassuntiva di quanto dovrebbe essere il fatturato di ogni azione di marketing per pareggiare il 15% di commissioni di Booking.

AZIONE DI MARKETINGSPESAPROIEZIONE FATTURATO Cartellone e rivista 2.000 € 13.300 € Banner sui portali 3.000 € 20.000 € Sito e booking engine 1.100 € 7.300 €

Mi spiego meglio.

Se Booking ti procura 20.000 € di prenotazioni, gli dovrai corrispondere il 15%, ovvero 3.000 €, che è la stessa spesa per i banner sui portali, ma sei sicuro che anche loro ti procurino 20.000 € di prenotazioni?

Capiamoci, qualsiasi azione di marketing è valida se ti porta almeno un euro di ricavo (attenzione, ricavo non fatturato) in più di quello che hai speso.

Sono convinto che sei d’accordo con me quando affermo che se spendi 500 € per una campagna su Facebook che ti porta 600 € di ricavo, puoi spenderne anche 50.000 € che comunque avrai 60.000 € di ricavo.

Ok, ok, l’ho sparata grossa, ma la logica rimane comunque quella, e io mi chiedo, perchè non lavorare con Booking.com che vuole essere pagato solo a prenotazione saldata?

E’ come avere un negozio con la merce in conto vendita: non vendi, non paghi.

Non ti senti ancora sicuro?

Facciamo così, io ti spiego tutti i trucchi per massimizzare i guadagni di Booking.com, poi valuti tu cosa fare, ci stai?

Bene, partiamo!

Un passo indietro prima…

Cosa sono le OTA?

OTA sta per Online Travel Agency, ovvero Agenzia di Viaggio Online, hanno ormai soppiantato le care vecchie agenzie viaggi, quelle che si pagavano con le care e vecchie lire del vecchio conio.

Con le classiche agenzie stipulavi un contratto, finivi nel loro catalogo e gli davi delle camere in allotment, magari in vuoto per pieno, ovvero battezzavi delle camere che davi in completa gestione a loro e ti venivano pagate tutte in anticipo ad una cifra più bassa del tuo listino, stava poi a loro farle rendere al meglio, ma tu intanto eri tranquillo perché quelle camere erano già tutte vendute e non te ne dovevi più preoccupare.

Ovviamente c’erano e ci sono anche altri tipi di accordi, ho solo voluto fare un esempio per far capire ai meno esperti o ai più giovani come funzionava prima che ci fosse internet.

Adesso invece, le OTA non ti pagano nulla in anticipo e non devi pagare nulla per essere presente sul loro portale, dovrai solamente pagare una commissione per ogni prenotazione andata a buon fine attraverso il loro portale.

Quindi nessuna prenotazione = nessuna spesa.

Questo è molto vantaggioso perché non devi investire nulla per essere su Booking.com e in cambio hai una visibilità mondiale che con il tuo sito non raggiungerai mai.

Ma perchè tutti se ne lamentano?

Eh, bella domanda, principalmente perché lo sport nazionale italiano è lamentarsi, in secondo luogo perché a nessun albergatore piace pagare “esplicitamente” per ricevere una prenotazione, ma in pochi capiscono che ogni cliente ha SEMPRE un costo di acquisizione.

Ne ho parlato in modo approfondito nel mio articolo Chi più spende non vince”, dove ho spiegato che non ha importanza quanto tu spenda in marketing, né quanti contatti o visite hai sul tuo sito, conta quante prenotazioni effettive ricevi, sulla base di questo puoi calcolare la differenza tra spesa di marketing / ricavo prenotazioni e capire che se il ricavo è maggiore della spesa, allora puoi investire più soldi che puoi su quel canale, perché sei certo che te ne ritorneranno di più.

Ma non mi dilungo oltre, se preferisci una spiegazione più esauriente, fermati un attimo qui.

Tornando a noi, Booking.com ti chiede una commissione del 15% solo a cliente partito e a pagamento ricevuto, che è la condizione migliore che tu possa desiderare, perchè non paghi per le visite sul tuo sito, nè per le richieste di preventivo, nè tanto meno per le prenotazioni confermate, paghi a fine mese solamente dopo che il cliente è partito e ti ha saldato il conto.

A fronte di una visibilità mondiale e a queste condizioni di pagamento, sembrerebbe una follia non essere presenti sul portale, ma a conti fatti, il 15% di commissioni può essere tanto e rischia veramente di assorbire il tuo margine di ricavo, ma non è così drastica la situazione, ci sono diversi accorgimenti da seguire per rendere Booking.com il tuo miglior collaboratore.

Ti presento quindi senza indugio…

I 7 trucchi per guadagnare (per davvero) con Booking.com

1) Innanzitutto non sei obbligato a dare l’intera disponibilità di tutte le tue camere, puoi scegliere solo alcune tipologie, magari quelle che fai più fatica ad affittare, mantenendo la gestione diretta di quelle che ti rendono di più.

2) Non sei neanche obbligato a rendere disponibili le tue camere da quando apri a quando chiudi l’hotel, puoi decidere di venderle solamente nei periodi di bassa stagione, ti ricordo che la spesa più grande per un albergo è avere una camera vuota.
Una volta calcolate le spese di gestione di una camera e considerate le commissioni, aggiungici qualche euro di ricavo e pubblica quel prezzo online, in cambio riceverai camere occupate, qualche euro di ricavo, potenziali clienti che torneranno e, sempre potenziali, recensioni positive.

3) Se offri anche il servizio di mezza pensione e pensione completa, puoi vendere su Booking.com solamente il bed & breakfast, poi una volta arrivato il cliente, puoi proporgli in upselling la pensione completa o mezza pensione. Non ti preoccupare, le commissioni le dovrai pagare solamente sull’importo del B&B prenotato dal portale.

4) Con lo stesso concetto, nulla ti vieta di fare upselling anche della camera. Se ti arriva un cliente di Booking.com che ha prenotato una standard, offrigli una superior o una suite, magari a prezzo scontato, così oltre alla sua soddisfazione immediata, riceverai molto probabilmente anche un’ottima recensione e avrai incassato in più anche il costo del cambio tipologia.

5) Considera anche che tutto ciò che consuma o acquista il cliente che hai in casa, diventa un ricavo aggiuntivo, chiamato ancillary revenue.
E allora non fare il timido!
Cerca di essere un buon venditore e proponi escursioni, biglietti dei parchi, tour guidati, pasti al tuo ristorante, trattamenti nella tua spa, ingressi nella tua piscina o qualsiasi altra cosa che i clienti possono acquistare da te.

E’ come andare in bagno all’autogrill, qualcosa lungo il biscione lo compri per forza!

6) Fai solo camera e colazione, hai tutte le tipologie uguali e non puoi applicare i 3 precedenti consigli?
Non ti preoccupare, ho in serbo qualcosa anche per te.
Su Booking.com puoi impostare il minimum stay, in modo da evitare che ti prenotino solo la notte di Capodanno o di Ferragosto, e soprattutto, avendo un soggiorno garantito più lungo, le spese fisse della camera avranno meno influenza sul prezzo finale, questo ti permetterà di avere un maggior ricavo e riducendo l’impatto delle commissioni.
Basterebbe, ad esempio, che una prenotazione ti stia 2 giorni anziché 1 e avrai in meno le spese di cambio biancheria del secondo giorno.

7) L’ultimo consiglio ti potrà sembrare scontato, ma purtroppo non lo è.
Il tuo profilo su Booking.com deve essere impeccabile, ci devono essere molte foto di tutte le camere e bagni (almeno 4 per tipologia ad una risoluzione di 2.048*1536 pixel), oltre a quelle della struttura, ma niente cellulare o cugino con la reflex!
Investi qualcosa e falle fare a chi fotografa di mestiere.
Non dimenticare anche che tutti i servizi dichiarati devono corrispondere a realtà, meglio evitare brutte sorprese.
Ricontrollali ogni anno, capita spesso che cambino o che ne vengano aggiunti nuovi.

Quindi ricapitolando…

Le regole da seguire per far rendere al massimo Booking.com
(o qualsiasi altra OTA)

  • Dare disponibilità delle tipologie di camera più invendute.
  • Dare disponibilità in periodi di bassa richiesta.
  • Fare upselling con la mezza pensione o pensione completa.
  • Fare upselling con camere superiori.
  • Massimizzare l’ancillary revenue.
  • Utilizzare il minimun stay.
  • Avere un profilo con foto professionali.

Bene, adesso che hai imparato le basi, ti spiego…

Come aumentare le prenotazioni su Booking.com

Molti ti diranno di migliorare il “ranking”, ovvero il posizionamento su Booking.com, aumentando il numero di camere disponibili, la percentuale di commissioni e mantenendo la parity rate, tutto vero, ma in questo modo migliori solo la tua posizione nella schermata principale, non appena un utente seleziona i filtri e gli ordinamenti di prezzo, voto, servizi o qualsiasi altra opzione, ecco che tutto il tuo lavoro viene vanificato e verrai comunque scavalcato da chi ha voti più alti, prezzi più bassi o è più vicino al centro.

Quello che puoi fare, è invogliare alla prenotazione con politiche di cancellazione il più “soft” possibili.

Ovviamente se non chiedi nessuna caparra e dai la possibilità di cancellare fino al giorno prima senza alcun costo, una persona ti prenoterà senza pensarci troppo, perchè “tanto la posso cancellare quando voglio senza pagare”.

Vero, ma la percentuale di cancellazioni è sempre molto inferiore rispetto alle prenotazione effettive, quindi non ci perdi nulla, anzi, sta a te evitare le cancellazioni contattando il cliente tramite mail, ringraziandolo e dandogli informazioni utili sul tuo hotel e sulla tua località, in modo da instaurare un rapporto che disincentiverà la voglia di cercare altri hotel.

Perché un conto è ricevere la solita mail standard di conferma prenotazione da Booking, un conto è ricevere anche una mail personalizzata dal tuo hotel in cui ringrazi il cliente per la prenotazione, gli chiedi conferma della preparazione dei letti e gli comunichi altre informazioni interessanti sul suo futuro soggiorno.

Poi quando la data si avvicina, gli puoi mandare un mail con le istruzioni per raggiungere l’hotel, gli eventi del tuo territorio in quelle date e iniziare già a proporre l’upselling di trattamento e camera.

Quanto scommetti che così facendo la percentuale di cancellazione diminuirà drasticamente e aumenterà il ricavo?

Certamente devi creare la politica di cancellazione in base alla tua realtà, un buon compromesso può essere quello di lasciarla gratuita fino a una settimana prima, successivamente potrai decidere di addebitare la prima notte o parte del soggiorno.

In questo modo hai una settimana per riaffittare la camera disdetta, che è una finestra temporale quasi sempre sufficiente.

Se vuoi, puoi anche affiancare alla tariffa standard anche una non rimborsabile, ovvero “paga tutto e subito”, avrai così un incasso garantito a scapito di un piccolo sconto per giustificare il pagamento anticipato.

Hai presente le prenotazioni dei voli?

Vuoi cancellare o modificare la prenotazione? Paghi di più.

Vuoi spendere meno? Paghi subito e te la tieni così com’è.

Un’altra arma che puoi usare, sono le promozioni.

Aumenteranno visibilità e ranking, per quel che possa servire, del tuo hotel nella homepage di Booking.com, e diciamolo, un’offerta attira sempre, anche solo per il nome.

Dall’extranet puoi crearne di 5 tipi:

  • Offerta base, un semplice sconto.
  • Last minute, direi che non c’è bisogno di aggiungere altro.
  • Prenota prima, sconto a chi prenota con un certo anticipo.
  • Offerta del giorno, sconto a tempo limitato.
  • Notti gratis, offri notti gratuite a chi soggiorna in bassa stagione.

Per ognuna di queste offerte, puoi decidere diversi parametri:

  • Se renderla visibile a tutti o solo agli iscritti alla newsletter di Booking.com.
  • Il soggiorno minimo per poterla utilizzare.
  • La percentuale di sconto.
  • Su quali tariffe applicarla.
  • Quali camere ne potranno usufruire.
  • Il periodo di validità.
  • I giorni e gli orari di visibilità su Booking.com.
  • Se richiedere la carta di credito.

Come vedi le configurazioni sono veramente tante, sta a te configurare l’offerta più giusta per non rimanere con le camere vuote, perché come ben sai, una camera vuota oggi, non la puoi vendere domani.

Fino ad ora ho sempre parlato di Booking.com perché è di gran lunga la OTA più utilizzata nel mondo, con 40 milioni di utenti unici mensili stimati nel 2017, ma il discorso non cambia per le altre, se vuoi puoi aderire a tutti i portali che vuoi, a patto di avere un channel manager.

E allora la domanda sorge spontanea…

Cos’è un channel manager?

Un channel manager è una programma che ti permette di aggiornare contemporaneamente tariffe e disponibilità su tutti i portali, senza fare nessuna procedura aggiuntiva al tuo normale lavoro.

Io ti consiglio di averlo anche se sei solo su Booking.com, perchè altrimenti sei costretto tutte le volte a modificare a mano i prezzi e le disponibilità dall’extranet, che ti porta via una marea di tempo e soprattutto rischi di andare in overbooking se ti prenotano al telefono o tramite mail e non ti sei accorto che l’ultima camera te l’hanno già affittata online.

L’ideale, come sempre, è avere un channel manager integrato al tuo programma gestionale, perché in questo modo appena inserisci una prenotazione o modifichi un prezzo sul tuo software, in automatico partono le modifiche su tutti i portali (così averne 1 o 10 non ti cambia nulla), e soprattutto quando ricevi una prenotazione, devi solo fare un click per assegnare la camera, anziché riportare a mano tutti i dati (date e tariffa prenotazione, nome, indirizzo email, dati carta di credito, ecc…) se utilizzi un channel manager esterno.

L’unico avvertimento che ti devo dare, è quello di fare attenzione al cambio camera, perchè dovendo dare ai portali la disponibilità totale per tipologia, se un giorno hai libera una doppia e il giorno dopo ne hai libera un’altra, per il sistema hai una doppia libera per 2 giorni consecutivi, accetterà quindi una prenotazione di una doppia per 2 giorni e il cliente sarà costretto a cambiare camera.

Nell’esempio che ti riporto qui sotto, c’è una camera doppia libera venerdì 12 e una sabato 13, non è la stessa ma per le OTA risulta una camera libera per due giorni, per cui ti potrà entrare una prenotazione da venerdì a domenica.

Già viaggiare per due giorni è quasi più uno stress che non un piacere, se poi bisogna anche cambiare camera per una notte, mi sa proprio che la soddisfazione del cliente andrà a farsi benedire.

No buono.

L’unica cosa che puoi fare per limitare il problema, è associare solo una camera ad ogni tipologia, in questo modo Booking.com non potrà sbagliarsi e riuscirà a gestire le tue risorse come singole camere.

Sì, lo so che se hai 60 camere non puoi avere 60 tipologie diverse, ma è altresì vero che più camere hai, maggiore sarà la possibilità di evitare il cambio camera facendo degli spostamenti, quindi non fasciamoci subito la testa.

Magari se hai solo 2 suite, puoi renderne disponibile solamente una e di volta in volta spostare la prenotazione in quella che gestisci direttamente, in modo da tenere quella riservata a Booking.com sempre libera.

La mia premura era solo quella di metterti in guardia su questa eventualità, purtroppo una soluzione definitiva non esiste.

Ma passiamo ad un altro quesito esistenziale.

Le recensioni sostituiscono le stelle?

Sì.

So che non ti aspettavi una risposta così secca, ma tu prenoteresti un cinque stelle con una media voto di 6 o un tre stelle con una media voto di 9?

Ecco, vedo che hai già confermato la mia tesi.

Non sto però parlando delle recensioni di TripAdvisor, Google o Facebook, perchè non sono attendibili al 100%, in quanto possono essere scritte da chiunque, anche da chi non ha mai soggiornato da te.

Quelle di Booking.com invece, sono scritte solamente da chi ha realmente soggiornato nel tuo hotel, motivo per cui sono le più affidabili e di conseguenza le più importanti.

Quindi, mi raccomando, dedica la massima attenzione alla recensioni su Booking.com, correggi subito gli errori che ti fanno notare e rispondi in modo garbato alle critiche, che siano giustificate o meno, ricordati sempre che non stai parlando a chi ti ha scritto la recensione negativa, ma a tutti i futuri potenziali clienti che stanno leggendo la tua risposta.

Bene, se riesci a seguire tutti questi consigli, sono sicuro che, oltre a lavorare meglio e a guadagnare di più, avrai sempre meno bisogno delle OTA.

“Ma come, ci insegni a usare Booking.com e poi ci dici che non dobbiamo farlo?”

Effettivamente sì, lo ammetto.

Per quanto tu possa ottenere il massimo da Booking.com, lo scopo finale rimane sempre quello di disintermediare le prenotazioni e lavorare solo con quelle dirette.

Quello che non tutti considerano è che un cliente di Booking.com oggi è un tuo cliente diretto domani, se lo istruisci a dovere.

E sì, perché non è raro che anche i clienti più fedeli continuino a prenotare lo stesso hotel da Booking.com perché credono che sia il sito del tuo hotel o semplicemente perché compare prima nei risultati di Google.

E’ obbligatorio chiedere l’indirizzo mail ai clienti provenienti dalle OTA (Booking ne fornisce uno generico, come 530364@guest.booking.com, e tutte le mail passano dal suo extranet), ed inviare periodicamente e secondo una logica, offerte e promozioni riservate che sono prenotabili solo sul tuo booking engine del tuo sito.

Se sei bravo ad “addestrare” i tuoi clienti, potrai ricevere le loro future prenotazioni direttamente tramite telefono, mail o booking engine,

Come?

Non hai un booking engine?!

Fermati immediatamente!

Prima di proseguire, vai qui “Anatomia del tuo sito web”, io ti aspetto.

Bene, una volta fatta distinzione tra il sito del tuo hotel e la tua pagina su Booking.com, bisogna affrontare il discorso del posizionamento su Google.

Hai mai provato a cercare il nome del tuo hotel su Google?

Se lo cerchi, vedrai come prima cosa la pubblicità PPC (pay per click) di Booking.com, ed essendo prima del tuo sito ufficiale, è molto facile sbagliarsi, soprattutto per gli utenti poco avvezzi al web.

Per contrastare questa situazione, puoi registrare il marchio del tuo hotel e fare esplicita richiesta a Booking.com di interrompere la pubblicazione di annunci con il tuo nome.

In alternativa, puoi fare anche tu una campagna PPC di AdWords con il nome del tuo hotel, che in gergo si chiama brand protection, così il link al tuo sito comparirà prima di quello di Booking.com.

Certo, pagherai ogni click, ma almeno sarai sicuro di catturare tutte le visite di chi ti cerca sul web, perché chi cerca il tuo nome su Google, ti conosce già e vuole proprio te, sarebbe un peccato regalare un potenziale cliente a Booking.

E’ come se qualcuno ti telefonasse e rispondesse Booking.com.

Ti sembra logico?

Bene, a quanto pare siamo arrivati alla fine anche questa volta, e dire che ero partito con l’idea di scrivere una guida all’uso dell’extranet di Booking!

Sono però certo di aver scritto un articolo molto più utile e sicuramente ti ha fatto ricredere sui preconcetti che avevi sulle OTA e ti ha dato delle certezze sul loro utilizzo.

Non ti sembra tutto meno nebuloso adesso?

Non ti senti come Scooby Doo quando a fine puntata smaschera il fantasma e scopre che è solo una persona?

Adesso che hai “smascherato” tutti gli aspetti fondamentali di Booking.com, e di tutte le OTA, non avrai più “paura” dei portali!

Come sempre, mi fa piacere confrontarmi con te se hai qualche dubbio o vuoi approfondire un qualsiasi aspetto, sentiti libero di commentare qui sotto!


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Sei l'oracolo o l'eletto del bureau?

Domini la tecnologia o ti fai sopraffare?

Io intanto ti spiego come funziona tutto l’ambaradan

Scommetto che una delle cose più frustranti sia quando qualcosa smette di funzionare e il collaboratore di turno viene ad invocare il tuo aiuto.

Sei lì bello agile e tranquillo a fare i conti, quando senti provenire da lontano un grido disperato: “non funziona più la stampante!“, come se fosse colpa tua o potessi ripararla con la sola imposizione delle mani.

Ora, sarai d’accordo con me nell’affermare che problemi di questo tipo non ti devono minimamente sfiorare, non è in alcun modo compito tuo andare sotto la scrivania per vedere che problemi ha la stampante, ma so per certo che almeno una volta ci sei andato…

E’ colpa tua invece, se l’ecosistema che lasci usare al tuo personale non è nelle condizioni ottimali.

E’ un po’ come fare il coast-to-coast da New York a Los Angeles con un macchina scassata: per andare va, ma non sai mai fino a quando…

Tu faresti 4.500 km con la tua famiglia senza prima far controllare la macchina?

Ecco, appunto.

Con gli strumenti del lavoro è la stessa cosa.

Come è la stessa cosa rimanere in panne nel deserto o senza stampante (o inchiostro) a ferragosto.

Puoi quindi scegliere se essere l’oracolo o l’eletto del tuo bureau, ovvero, puoi eleggere la persona migliore a responsabile della parte tecnica, oppure occupartene tu ogni volta.

Meglio delegare, vero?

Non ci vuole mica tanto!

Basta che recluti un buon tecnico informatico che sia sempre reperibile (lui o chi per lui), e che conosca la tua situazione.

In fondo se non va più l’acqua calda, i tuoi dipendenti sanno che devono chiamare l’idraulico, no?

Perché allora devono venire da te quando hanno problemi con i computer?

L’importante è che prima ti assicuri di partire da una situazione ottimale, in cui tutto sia funzionante, chiaro e ordinato.

Investici qualche giorno quando sei chiuso o fuori stagione.

So che ti piacciono i numeri e a ma piace essere sempre concreto, così in questo articolo ti dirò esattamente cosa fare e quanto costa “comprare” la pace nel tuo back office.

Prima però voglio darti una piccola fotografia della situazione attuale, giusto per farti rendere conto che non sei l’unico messo così.

Per lavoro ho girato parecchi alberghi in tutta Italia, non per dormirci, proprio per lavorarci, e sì perché per 8 anni ho fatto il tecnico installatore di software gestionali per hotel e sono stato testimone di diverse situazioni che, nonostante si ripetessero sistematicamente, mi hanno lasciato sempre e comunque basito.

Hotel di 4 stelle con computer della seconda guerra mondiale, lenti e pieni di polvere, stampanti tenute insieme con lo scotch o decine di stampanti installate di cui ne funziona forse una, e neanche sempre.

Spesso mi sono sentito come il protagonista del film “The imitation game“, alle prese con un super computer per la decriptazione dei codici segreti nazisti durante la seconda guerra mondiale…

Purtroppo, e lo dico con la morte nel cuore, la mentalità diffusa e impossibile da sradicare è: “Finché funziona non si cambia“.

Cosa vuol dire?

Vuol dire che finché un computer si accende, non ha importanza quanto tempo ci impieghi ad avviare Windows o il programma gestionale, si tiene.

Non ha importanza se ogni volta si blocca la stampante e bisogna farla ripartire a calci, finché stampa va bene.

Proprio la settimana scorsa sono andato in un resort con campo da golf annesso, il cui server (che è il computer principale che regge tutta la baracca) aveva ben 14 anni!

Da una parte c’era il ragionamento del gestore: “se ha funzionato per 14 anni, perché cambiarlo?”.

Dall’altra il mio o del tecnico di turno: “come diavolo ha fatto a funzionare per 14 anni? Bisogna cambiarlo subito!”

Scommetto che anche tu non cambieresti nulla, ma hai mai pensato alla frustrazione e al tempo perso dai tuoi dipendenti che devono lavorare con gli strumenti obsoleti e mal funzionanti che tu gli dai?

Quello che mi fa più rabbia, è che spesso basta veramente poco per migliorare la situazione, varrà pur la pena spendere qualche spiccio per far lavorare meglio, più velocemente e con meno stress i tuoi dipendenti?

Non è meglio anche per te che gli altri lavorino meglio?

Quello che molti, anzi, quasi tutti gli albergatori non capiscono, è che se per fare un conto davanti alla fila di clienti ci vuole un quarto d’ora perché il computer si blocca o la stampante si inceppa, è il TUO hotel a rimetterci!

Prova ad immaginare questi due scenari:

Conto in 30 secondi, receptionist efficiente, fila che scorre velocemente, clienti non irritati.

Conto in 10 minuti, receptionist frustrato, fila ferma, clienti in attesa spazientiti.

Sarò venale, ma tutto il tempo che una stampante ci mette in più per stampare e quello che impiega un computer quando si blocca, indovina un po’, lo paghi tu!

E sì, perché sono tutti ostacoli che rallentano e peggiorano il lavoro dei dipendenti che paghi.

Vuoi che sia più preciso?

Il tempo ottimale di elaborazione e stampa di conti, o di qualsiasi altra stampa, è di circa 10 secondi, che moltiplicato per un numero medio di stampe al giorno, che possiamo stimare a 30, otteniamo 5 minuti.

Se invece il computer si blocca, la rete è lenta e la stampante si inceppa, puoi arrivare tranquillamente ad impiegarci in media 1 minuto, cioè mezz’ora al giorno!

Vuol dire che in un mese i tuoi dipendenti impiegano 15 ore a tribolare per colpa tua.

Paghi due giorni di stipendio al tuo computer!

E sai quanto ti costa sistemare tutta questa situazione?

Te lo dico subito.

Innanzitutto devi valutare se i tuoi computer sono vecchi o se basta formattarli per farli funzionare decentemente, spesso può semplicemente capitare che dopo anni di utilizzo, si siano solamente appesantiti a forza di installare e disinstallare miliardi di programmi.

In tal caso, una bella formattata e via come nuovi!

Sì ma come faccio a capire se il mio computer è vecchio?

Se l’hai comprato più di 10 anni fa, è vecchio e ormai ne avrai ammortizzato l’investimento.

Se ha Windows XP, è vecchio. Punto.

Se ha Windows Vista, fattelo subito formattare con Windows 10.

Se invece è più recente, basta che controlli che processore ha (tanto per farla semplice):
clicca con il tasto destro del mouse sull’icona “Questo pc” o “Computer” che hai sul desktop (di solito è la prima icona in alto a sinistra) e va in “Proprietà“, ti si aprirà una schermata simile a questa qui sotto del mio computer.

Individua il tipo di processore che hai: i3 buonino, i5 buono, i7 ottimo, qualsiasi altra cosa => no buono.

Quindi, se e solo se, hai un computer con un processore i3-i5-i7 puoi valutare di fartelo semplicemente formattare ed installare Windows 10.

No, gli altri sistemi operativi non vanno bene.

Così facendo avrai un costo di circa 120 € per le due ore di lavoro di un tecnico, più la licenza di Windows 10 a circa 150 €, a meno che tu non abbia ancora un cd di installazione di Windows 7, ma ne dubito.

Costo totale “ringiovanimento” computer: 270 €.

Se invece il computer è vecchio, ne devi comprare un nuovo, la spesa si aggira attorno ai 500 €, ma fa sempre attenzione alle offerte a poco prezzo, perché spesso non comprendono il sistema operativo.

In questi casi viene utilizzato il termine Freedos, come in questo super computer in vendita su Amazon a 264,99 €, che, per l’appunto, non avendo il sistema operativo, dovrai aggiungere 150 € più il costo del tecnico per fartelo installare. Occhio!

Bene, sistemati i computer, occupiamoci ora delle stampanti.

Tranquillo, qui ti faccio spendere molto meno.

Se vuoi veramente risparmiare, puoi puntare all’HP Envy 4520, con 40 € ti porti a casa, anzi, in hotel, una buona stampante a getto d’inchiostro con scanner e soprattutto wi-fi!

Ti consiglio vivamente di puntare ad un modello wi-fi perché così potrai metterla in qualsiasi punto raggiunto dal segnale wireless della tua rete (lo so che altrimenti sotto il bureau non hai posto o non arriva il filo), e stampare in tutta tranquillità da qualsiasi computer. Boom!

Se invece vuoi fare le cose per bene, con poco meno di 300 €, puoi prendere l’HP Officejet PRO 8610, ovviamente wi-fi, ma laser, cosa significa?

Significa che stamperai molto più velocemente e risparmierai nell’inchiostro, dati che grosso modo le cartucce costano sui 20-30€ e garantiscono circa 250 pagine, i toner si aggirano sui 70€ ma ti stamperanno 2.500 pagine.

Praticamente dopo aver speso quasi 10 volte in più per una stampante laser, nel tempo rientrerai dell’investimento risparmiando con i toner anziché le cartucce, senza poi considerare la velocità guadagnata, perché, come non perdo occasione di sottolineare: il tempo è denaro.

Il tutto, senza considerare la caratteristica più comoda: i cassetti.

Quante volte ti è capitato di stampare per sbaglio un report sulle ricevute o un conto su carta bianca?

Ecco, anziché ricordarti tutte le volte di mettere il foglio giusto, puoi risolvere questo problema con un’unica stampante che gestisce più cassetti, così in uno ci tieni i fogli bianchi e nell’altro quelli fiscali delle ricevute, comodo no?

Ne puoi aggiungere anche più di uno se vuoi, li trovi sempre su Amazon: Vassoio carta da 250 fogli.

Ovviamente nulla ti vieta di comprare due stampanti da 40€ anziché spendere 350€ per una a due cassetti, a te la scelta.

Forse hai notato che le stampanti che ti ho consigliato non hanno la funzione fax, non è un caso.

Non mi dire che mandi ancora i fax come negli anni 90?

Alt, non ti sto dicendo che non serve mandarli, ma dato che purtroppo ancora ce n’è la necessità, perché non usare un pratico servizio online?

Ne esistono tanti, ti posso consigliare quello che uso io, si chiama Clouditalia Orchestra, non per un motivo in particolare, ma semplicemente perché usandolo in prima persona, so che funziona bene e costa pochissimo.

La registrazione è gratuita, ti permette di scegliere un numero di fax tra quelli disponibili e puoi caricare il conto anche di soli 3€ alla volta.

Il funzionamento è molto semplice: i fax ti arrivano in pdf al tuo indirizzo email e per spedirli basta che carichi un pdf o un file word sul loro sito, il tutto per neanche 10 centesimi ad invio.

Questo è il dettaglio del mio ultimo fax inviato.

Quindi: costo irrisorio, niente canoni, e soprattutto comodità assoluta, sia perché i fax ti arrivano via mail, sia perché, di conseguenza, puoi decidere tu di volta in volta se stamparli o meno.

Ma non finisce qui, dato che per inviarli puoi caricare direttamente i file sul sito di Clouditalia Orchestra, non sei neanche obbligato a stamparli prima, come faresti con un fax tradizionale, e inoltre verranno ricevuti ad una qualità molto superiore a quella standard.

Hai presente i pdf dei contratti che ti mandano da stampare, compilare, firmare e rinviare?

E se ti rendessi tutto più semplice?

Esiste un lettore di pdf, molto più leggero di Adobe Reader, si chiama Foxit Reader, ti permette di scrivere e mettere la tua firma direttamente sui documenti!

Giusto ieri, l’ufficio del mio commercialista mi ha inviato il pdf degli studi di settore da rimandare compilato.

Scommetto che tutti tranne me, l’avranno stampato, compilato a mano, scannerizzato e reinviato (chissà poi in che condizioni).

Io invece con Foxit Reader e la funzione “Macchina da scrivere” ho compilato i campi, salvato e rispedito!

Qui sotto ti riporto lo screenshot con dei dati di prova, giusto per farti capire meglio come funziona.

E non solo, con la funzione “Inserisci firma” puoi inserire o disegnare la tua firma direttamente sul documento!

Sai quanto tempo, carta e inchiostro che risparmi?

E con questo direi che abbiamo chiuso l’argomento pc/stampante, ora non resta che affrontare il tallone d’Achille (o da killer) di ogni singolo albergo esistente al mondo…

Anche il wi-fi rientra nella categoria delle “cose che ti fanno paura perché non le conosci“, ne ho spiegato approfonditamente il funzionamento in uno dei miei primi articoli “Come funziona il wi-fi?“, ti consiglio di leggerlo prima di proseguire.

Dato che in questo articolo sto parlando principalmente dello stress causato dalla tecnologia obsoleta o mal funzionante, ti posso ribadire 2 concetti:

  1. Fatti fare dal tuo tecnico di rete, uno schema con tutti gli ip e password di ogni periferica connessa alla tua rete (se non hai capito il significato di questa frase, basta che la ripeti pari pari al tuo tecnico), ti velocizzerà in maniera stratosferica qualsiasi intervento di assistenza.
    Per avere un riscontro immediato, puoi usare l’app Fing, puoi scaricarla sia per Android che per iPhone, ti permette di avere subito una lista di tutto quello che in quel momento è collegato alla tua rete. Sarebbe bene che te, o chi per te, sappia cosa sia ogni voce.

2. Non deve esserci neanche un angolo scoperto dal segnale wi-fi, soprattutto nell’ufficio da cui ti colleghi. Aggiungere un access point ti costa veramente poco, questo ad esempio lo trovi a 30 € TP-Link WA801ND.
Scommetto che i tuoi esaurimenti nervosi valgono molto di più!

Vorrei parlarti anche delle telecamere di sorveglianza, sia perché sono indispensabili, sia perché voglio estirpare l’idea che si debbano usare sistemi complessi, ingombranti e costosi.

Nulla di più sbagliato!

Ti bastano 50 € e un computer/smartphone/tablet.

Nello specifico, ti posso consigliare la HiKam, un’interessante azienda che fa solo 3 videocamere, tutte recensite con più di 4 stelle su Amazon:

HiKam Q8 interna, 43 €

HiKam A7 esterna, 99 €

Una volta collegate e installate, ti basterà l’app sul cellulare o accedervi direttamente da pc per vedere le immagini in diretta.

La caratteristica più importante però, comune un po’ a tutte le videocamere di sorveglianza, è la possibilità di avvisarti ogni volta che viene registrato un movimento.

Molto utile se abiliti questa funzione di notte o quando hai l’hotel chiuso, ti arriveranno tramite mail le foto scattate nel momento in cui la telecamera rileva un ladro.

Altroché Civis!

Ti ho consigliato quelle della HiKam perché ho letto recensioni eccellenti su Amazon, quella che uso io è invece la Foscam 9831, costa 114 €, l’ho acquistata 4 anni fa e non mi ha mai dato problemi.

Sempre in argomento videocamere, ma sotto un aspetto un po’ meno serio, parliamo adesso di telecamera a 360°.

Non so se hai mai visto su Facebook i video a 360°, sono una novità relativamente recente, di circa un annetto fa, e sono molto coinvolgenti.

Praticamente mentre guardi il video, puoi ruotare l’inquadratura con il mouse, se sei sul pc, o muovere intorno a te lo smartphone se lo stai guardando da mobile.

Te ne riporto qui sotto uno molto carino fatto da Jeremy Clarkson di Top Gear durante una corsa in macchina in mezzo a dei set cinematografici abbandonati nel deserto del Marocco:

Purtroppo non esistono ancora esempi inerenti agli hotel, perché non lo fai tu per primo?

Le occasioni possono essere molteplici: una festa, il paesaggio da un balcone o dal tetto, la piscina o qualsiasi altra situazione che può suscitare interesse al pubblico di Facebook.

Lo so, lo so, ti ho già letto nel pensiero: Eh, ma quanto mi costa sto scherzo qua?”

Non tanto a dire il vero, puoi partire con la LG 360 CAM a 179 € o puntare alla fascia medio alta con la Ricoh THETA S a 378 €.

Pensavi già a migliaia di euro, vero?

Fossi in te non sottovaluterei questo aspetto di marketing, essere i primi a fare qualcosa non è mai sbagliato.

Immagina poi la curiosità che susciterai nei tuoi ospiti durante le “feste a 360 gradi“, pioveranno like e condivisioni come non vi fosse un domani!

Ritorno d’immagine infinito.

Dato che siamo in argomenti più leggeri, ho anche un’altra “frivolezza” da consigliarti.

Quante volte ti capita che i tuoi clienti ti chiedano di ricaricare il proprio cellulare dietro al bureau?

Sono sicuro che ci saranno volte in cui ti ritrovi il bureau pieno di smartphone in carica e le prese sono finite, come risolvere?

Con 39 € e una stazione di ricarica!

Questa ad esempio è in legno, che fa anche da arredamento: Upow CS007.

Ma se sei in vena di acquisti e vuoi regalare qualcosa a te stesso, ai tuoi dipendenti o al tuo hotel, ti consiglio di leggere il mio articolo natalizio “Cosa regali al tuo hotel per Natale?“.

Bene, spero proprio di averti dato una bella visione d’insieme di quello che ti serve per vivere e lavorare meglio, sono sicuro che con i prezzi alla mano, ti sarai reso conto che non conviene mai spremere fino alla fine i computer e compagnia bella.

Come si dice sempre, prevenire è meglio che curare, vero?

Come sempre, se hai domande o curiosità sul funzionamento di qualsiasi altra diavoleria moderna che hai in hotel, scrivi pure nei commenti!

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